Allgemein

Die in NEVARIS Finance integrierte Elektronische Unbedenklichkeitsbescheinigung fordert die Bescheinigungen von den Krankenkassen als weiteres SV Meldeverfahren an und verwaltet die Rückmeldungen der Krankenkassen. Die Vorteile hierbei sind:

• Vollständig integrierter Prozess für die elektronische Beantragung, den Empfang und die Auswertung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen ohne externes SV‑Meldeportal.

• Reduzierung manueller Schritte (kein Medienbruch, zentrale Ablage und ZIP‑Export der PDF‑Bescheinigungen) und bessere Nachweisfähigkeit gegenüber Auftraggebern, Banken, Berufsgenossenschaften.

Funktionsumfang im Überblick

• Elektronische Anforderung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen pro Hauptbetriebsnummer und Krankenkasse über ein neues Meldeverfahren (UB für Anforderung, UB_RUECK für Rückmeldungen).

• Unterstützung von Einzelfall‑Anträgen und Abonnements (monatlich, quartalsweise, halbjährlich, widerrufbar) inkl. automatischer Beendigung bei Beitragsrückstand oder Kontoschließung.

• Empfang und Verarbeitung der elektronischen Antworten der Einzugsstellen mit: qualifizierter/einfacher Bescheinigung, Ablehnung und Beendigungsgründen (z. B. Beitragsrückstand, kein laufendes Arbeitgeberkonto, fehlende Vollmacht).

• Ausgabe der Unbedenklichkeitsbescheinigungen als PDF nach einheitlichem Muster, wahlweise auch zweisprachig (deutsch/englisch), inkl. komfortabler ZIP‑Exports über „Letzte PDFs exportieren“.

Elektronische Unbedenklichkeitsbescheinigungen (§ 108b SGB IV)

Mit Unbedenklichkeitsbescheinigungen weisen Unternehmen gegenüber Auftraggebern, Banken oder Behörden nach, dass sie ihre Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen ordnungsgemäß melden und zahlen. Dieses Modul ermöglicht es Ihnen, diese Bescheinigungen direkt aus der Software heraus elektronisch zu beantragen, zu empfangen und als PDF zu speichern, ohne zusätzliche Portale nutzen zu müssen.

Mit der Funktion „Unbedenklichkeitsbescheinigungen“ können Sie Unbedenklichkeitsbescheinigungen nach § 108b SGB IV elektronisch bei den zuständigen Einzugsstellen (Krankenkassen bzw. Minijob-Zentrale) beantragen und die Rückmeldungen als PDF im System verwalten. Die Funktion steht nur in der Subskription-Version im Paket Enterprise zur Verfügung.

Aufruf im Programm

• Nach der Abrechnung, Bereich „SV-Meldungen“, Menüpunkt „Unbedenklichkeitsbescheinigungen“.

• Der Menüpunkt wird nur im Paket ‘Enterprise’ angezeigt.

Stammdatenvoraussetzungen

• Zur Hauptbetriebsnummer des Arbeitgebers müssen Niederlassungen und die zugehörigen Krankenkassenstämme hinterlegt sein, für die Beschäftigte gemeldet werden.

• Sollte die Versendung über ‘Dienstleister’ (z. B. Rechenzentren) erfolgen, dann ist je Einrichtung bzw. Niederlassung die Dienstleiteradresse mit Ansprechpartner und eine PDF-Vollmacht im Feld „Dienstleister Vollmacht“ (Aktionen „Dienstleister Vollmacht importieren/exportieren“) zur hinterlegen.

• Ist ein Dienstleister hinterlegt, aber keine Vollmacht gespeichert, wird keine Meldung erzeugt und eine Fehlermeldung ausgegeben. Ebenso erfolgt eine Prüfung auf die relevanten Felder in der Dienstleisteradresse (z.B. Ansprechpartner, komplette Telefonnummer, E-Mail)

Übersicht „Unbedenklichkeitsbescheinigungen“

In der Übersicht werden je Belegmonat und Krankenkasse die geplanten oder bereits gesendeten Anträge aufgelistet. Wichtige Felder sind insbesondere:

• Belegmonat

• Hauptbetriebsnummer

• Betriebsnummer der Krankenkasse

• Mehrfach (mehrere Anträge im gleichen Monat)

• Abonnement (Beginnen/Beenden, Intervall: einmalig, monatlich, quartalsweise, halbjährlich)

• In englischer Sprache (Ja/Nein)

• Name, Telefon, E-Mail Ansprechpartner (aus der Niederlassung, Ansprechpartner Adressnr.)

• Dienstleister (Ja/Nein) und Dienstleister-Niederlassung

• Datensatz-ID und Datensatz-ID der Ursprungsmeldung (für Storno)

Aktionen in der Übersicht

Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

• Auswählen

  • „Aktueller Monat ein/aus“ blendet die Einträge des aktuellen Belegmonats ein oder aus.

• Ausführen

  • „Ausführen mit Vorgaben“ legt neue Anträge für Unbedenklichkeitsbescheinigungen an.

  • „Senden, alle des Monats“ sendet alle Anträge des gewählten Monats.

  • „Senden, wie ausgewählt“ sendet nur markierte Einträge.

  • „Empfangen“ liest die Antworten der Einzugsstellen ein und erzeugt ein Übernahmeprotoll der empfangenen Antworten in CSV.

  • „Meldecenter senden/empfangen“ nutzt das Meldecenter für den Datenaustausch.

• Auswerten

  • „Unbedenklichkeitsbescheinigungen“ zeigt alle Bescheinigungen zur gewählten Hauptbetriebsnummer und Krankenkasse an.

  • „Letzte PDFs exportieren“ erstellt eine ZIP-Datei mit den jeweils letzten Bescheinigungen je Krankenkasse. Ablehnungen ohne PDF werden dabei ausgelassen.

• Nacharbeiten

  • „Nicht gemeldet setzen, eine“ markiert einen Eintrag als nicht gemeldet.

  • „Eine Meldung löschen“ entfernt einen Eintrag. Wenn bereits gemeldet wurde, dann kann nicht mehr gelöscht werden. In dem Fall ist die Meldung zu stornieren.

  • „Ausgewählte Meldungen löschen“ steht nur im Supportmodus zur Verfügung.

  • „Eine Meldung stornieren“ bzw. „Ausgewählte Meldungen stornieren“ erzeugt Stornierungen über die Datensatz-ID der Ursprungsmeldung.

Unbedenklichkeitsbescheinigungen anlegen („Ausführen mit Vorgaben“)

Wählen Sie „Ausführen mit Vorgaben“, um neue Anträge anzulegen. Geben Sie mindestens folgende Informationen an:

• Belegmonat

• Hauptbetriebsnummer

• Betriebsnummer der Krankenkasse (leer = alle Krankenkassen, zu denen im gewählten Monat Beschäftigte vorhanden sind)

• Abonnement (Ja/Nein) und ggf. Intervall sowie Startdatum

• Option „Abo kündigen“, wenn ein bestehendes Abonnement beendet werden soll

• Option „In englischer Sprache“, wenn zusätzlich ein englisches PDF benötigt wird

Das System legt pro Krankenkasse, zu der aktuell Beschäftigte vorliegen, Einträge an. Ein laufendes Abonnement wird nicht dupliziert; ein neues Abo wird nur angelegt, wenn noch kein aktives Abonnement besteht oder ein früheres gekündigt wurde.

Senden und Empfangen

• „Senden“ erzeugt die Datensätze „Antrag UB“. Diese sind über “Meldecenter senden” zu verschicken.

• Bei Fehlern in den Daten wird eine Fehlermeldung ausgegeben; korrigieren Sie die Stammdaten oder den Antrag und senden Sie erneut.

• „Empfangen“ liest die Antworten („Ausstellung UB/Ablehnung“), die zuvor über “Meldecenter empfangen” übernommen wurden, ein und erzeugt Einträge in der Antworttabelle „Unbedenklichkeit Antwort“.

• Ab Version 2026.2.1 können Rückmeldungen auch über ‘Vor der Abrechnung, SV-Meldungen, SV-Rückmeldungen, Ausführen, Ausführen’ empfangen werden:

  Die Auswahl Alle auswählen, SV-Meldungen auswählen oder Mehrere auswählen und hier Unbedenklichkeitsbescheinigung berücksichtigen, übernehmen auch die Rückmeldungen der Krankenkassen zur Unbedenklichkeitsbescheinigung.

Antworten und PDFs

Zu jeder Kombination aus Hauptbetriebsnummer und Krankenkasse werden die Antworten in der Tabelle „Unbedenklichkeit Antwort“ gespeichert. Dort werden insbesondere gepflegt:

• Versagung der Bescheinigung (leer, Beitragsrückstand, kein laufendes AG-Konto, Beitragsnachweispflichten nicht vollständig erfüllt, fehlende Vollmacht)

• Entfall des Abonnements (leer, Beitragsrückstand, Schließung AG-Konto)

• Datensatz-ID und Datensatz-ID der Ursprungsmeldung

• Links zu den PDF-Bescheinigungen (Bescheinigung, Bescheinigung2 z. B. EN-Version)

Wenn eine Antwort das Abonnement beendet, legt das System automatisch einen Eintrag mit „Abo Nein“ und „Ende durch Antwort“ in der Übersicht an. Die Details zum Grund des Entfalls finden Sie in der Antworttabelle.

PDF-Ausgabe

Die Unbedenklichkeitsbescheinigungen können Sie wie folgt ausgeben:

• „Auswerten – Unbedenklichkeitsbescheinigungen“ zeigt alle passenden Bescheinigungen zur ausgewählten Hauptbetriebsnummer und Krankenkasse.

• „Letzte PDFs exportieren“ erzeugt pro Krankenkasse die zuletzt eingegangene Bescheinigung (DE bzw. DE+EN) und stellt diese gesammelt als ZIP-Datei zur Verfügung.

Ablehnung der Unbedenklichkeitsbescheinigung

Wenn die Krankenkasse eine Unbedenklichkeitsbescheinigung versagt oder das Abonnement entfallen lässt, werden diese Informationen an mehreren Stellen im System ausgewiesen:

Wenn die Krankenkasse eine Bescheinigung ablehnt, dann erfolgt die Übernahme im Meldecenter mit Fehlermeldung. Über Nacharbeiten, Anzeigen kann der Grund der Ablehnung erkannt werden. 

Dieser Fehler führt auch zu einer Fehleranzeige in der ‚Empfangen Fehler‘ Kachel im Rollencenter. 

Zusätzlich wird die Ablehnung im CSV-Protokoll beim Empfangen ausgewiesen: Bei Entfall oder Versagung wird im Feld „Text“ des CSV-Protokolls der jeweils von der Einzugsstelle übermittelte Grund ausgegeben (z. B. Beitragsrückstand, kein laufendes Arbeitgeberkonto, fehlende Vollmacht).

In der Übersicht wird eine Ablehnung oder ein Entfall über die Spalte „Rückmeldungen“ visualisiert. Liegt eine Versagung oder ein Entfall vor, wird dort die „Anzahl Rückmeldungen“ rot dargestellt. Ein Klick auf den roten Link öffnet die Übersicht „Unbedenklichkeitsbescheinigungen Antworten“, in der der genaue Ablehnungs- oder Entfallgrund ersichtlich ist.
Die rote Kennzeichnung bleibt bestehen, solange die letzte Rückmeldung eine Ablehnung oder ein Entfall ist; geht anschließend wieder eine bewilligte Bescheinigung ein, wird die Anzeige automatisch wieder als „okay“ dargestellt. Die Spalte „Rückmeldungen“ ist nicht filterbar.

Eine Ablehnung im Rahmen eines Abonnements beendet das von der Krankenkasse bereits beendete Abo auch in NEVARIS Finance automatisch, so dass nach Klärung ein neues Abonnement abgeschlossen werden kann. 

Automatisches Ende des Abonnements durch Antwort

Beendet die Einzugsstelle ein bestehendes Abonnement im Rahmen ihrer elektronischen Antwort (z. B. wegen Beitragsrückstand oder Schließung des Arbeitgeberkontos), wird dies wie folgt im System abgebildet:

• In der Antworttabelle „Unbedenklichkeit Antwort“ wird der Entfallgrund codiert gespeichert.

• In der Übersicht „Unbedenklichkeitsbescheinigungen“ legt das System automatisch einen neuen Eintrag mit „Abo Nein“ und dem Hinweis „Ende durch Antwort“ an.
  Dieser Eintrag dokumentiert, dass das zuvor aktive Abonnement durch eine Rückmeldung der Krankenkasse beendet wurde. Die Detailinformationen zum Grund des Entfalls können der Antworttabelle entnommen werden.

Eine Ablehnung im Rahmen eines Abonnements beendet das von der Krankenkasse bereits beendete Abo auch in NEVARIS Finance automatisch, so dass nach Klärung der Gründe ein neues Abonnement abgeschlossen werden kann.

Neue Berechtigungsgruppe (ab Version 2026.2.1)

Für die Unbedenklichkeitsbescheinigung gibt es mit der Version 2026.2.1 auch eine neue Meldegruppe im Meldecenter. Damit können die Meldungen gefiltert gesendet werden. Vor der Abrechnung, SV-Meldungen, SV-Rückmeldungen, Ausführen, Ausführen, Mehrere auswählen

Diese neue Meldegruppe ist jetzt auch Teil der Berechtigungen der Zugriffsrechte für den Transfer. Berechtigungsgruppen ohne Einschränkung in den Meldegruppen können die neue Meldegruppe Unbedenklichkeitsbescheinigung direkt nutzen. Für Berechtigungsgruppen mit Einschränkung auf die Meldegruppen muss die neue Meldegruppe ggf. hinzugefügt werden.

Stammdaten, Einrichtung, Vorbereiten, Einrichtung Übertragung von Daten, Transfereinrichtung, Zugriffsrechte, hier Meldegruppen in den Gruppen. Siehe auch Meldecenter, Berechtigungen - NEVARIS Finance.

Häufige Fragen (FAQ)

• Wer kann die Funktion „Unbedenklichkeitsbescheinigungen“ nutzen?
  Die Funktion steht nur Kunden mit Subskription im Paket Enterprise zur Verfügung; in anderen Paketen ist sie nicht sichtbar.

• Wo finde ich die Funktion im System?
  Nach der Lohnabrechnung öffnen Sie den Bereich „SV-Meldungen“ und wählen dort den Menüpunkt „Unbedenklichkeitsbescheinigungen“.

• Brauche ich das SV-Meldeportal noch?
  Für dieses Verfahren nicht mehr. Die Anträge werden direkt aus der Software über das Meldecenter an den GKV-Kommunikationsserver und die Einzugsstellen übermittelt; das manuelle SV-Meldeportal ist dafür nicht mehr nötig.

• Was ist der Unterschied zwischen einmaliger Bescheinigung und Abonnement?
  Bei einer einmaligen Bescheinigung stellen Sie einen einzelnen Antrag für einen bestimmten Zeitpunkt. Mit einem Abonnement erhalten Sie automatisch regelmäßig Bescheinigungen (monatlich, quartalsweise oder halbjährlich), bis Sie das Abo kündigen oder es von der Krankenkasse beendet wird.

• Wann wird ein Abonnement automatisch beendet?
  Das Abonnement endet automatisch, wenn Beitragsrückstände bestehen oder das Arbeitgeberkonto bei der Einzugsstelle geschlossen wird; der Grund wird in der elektronischen Antwort codiert zurückgemeldet.

• Was bedeuten die Ablehnungs- und Entfall-Gründe in der Antwort?
  Die Einzugsstelle kann eine Bescheinigung z. B. wegen Beitragsrückstand, fehlendem laufendem Arbeitgeberkonto, nicht erfüllten Beitragsnachweispflichten oder fehlender Vollmacht versagen. Beim Entfall eines Abos werden u. a. Beitragsrückstand oder Schließung des Arbeitgeberkontos als Grund angegeben.

• Kann ich auch englische Bescheinigungen erhalten?
  Ja. Wenn Sie im Antrag die Option „In englischer Sprache“ aktivieren, stellt die Einzugsstelle zusätzlich zur deutschen Version auch eine englische PDF bereit.

• Wie komme ich an die PDF-Bescheinigungen?
  Über „Auswerten – Unbedenklichkeitsbescheinigungen“ sehen Sie alle Bescheinigungen zu einer Hauptbetriebsnummer und Krankenkasse. Mit „Letzte PDFs exportieren“ laden Sie die jeweils letzte Bescheinigung je Krankenkasse gesammelt als ZIP-Datei herunter. Wenn die letzte Rückmeldung eine Ablehnung war, dann wird für die betreffende Krankenkasse keine PDF erstellt.

• Was muss ich als Dienstleister (z. B. Rechenzentrum) beachten?
  Wenn Sie als Dienstleister auftreten, muss für die betreffende Einrichtung oder Niederlassung eine PDF-Vollmacht hinterlegt werden. Ist ein Dienstleister eingetragen, aber keine Vollmacht vorhanden, wird keine Meldung erzeugt und eine Fehlermeldung ausgegeben.

• Kann ich fehlerhafte Anträge korrigieren?
  Ja. Sie können einzelne Meldungen über Nacharbeiten stornieren und erneut als Stornomeldung über das Meldecenter senden und anschließend mit korrigierten Angaben neu erstellen und senden.

• Welche technischen Informationen zur Einbettung und zum Datenmodell stehen zur Verfügung?

  • Neue Tabellenstrukturen für Anfragen und Antworten mit Keyfeldern wie Belegmonat, Hauptbetriebsnummer, Betriebsnummer der Krankenkasse, Mehrfach, Storno sowie Feldern u. a. für Abo‑Steuerung, Sprache, Ansprechpartner, Dienstleister, Vollmachts‑Nachweis und codierte Versagungs‑/Entfallgründe.

  • Rollenkonforme Einbettung in den bestehenden SV‑Meldeprozess „Nach der Abrechnung, SV‑Meldungen“ mit eigenem Menüpunkt „Unbedenklichkeitsbescheinigungen“ sowie Berechtigungsfilterung über Niederlassungen.