8. Kostenstellen & Kontierung

Kontierung – Grundlagen

Baubetriebsabrechnung (BBA) & Geräte

Kostenstellen-Verwaltung

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NEVARIS Finance Support

Allgemeines

123Erfasst Connector

Aufgabenwarteschlange

Probleme und Fragen

NEVARIS Build-Integration und Warteschlangenposten

Problem mit Integration und Aufgaben-Ausführung

Benutzerdefinierte Berichtslayouts

Nachfolgend wird beschrieben, wie Benutzer in NEVARIS Finance eingerichtet und Benutzerberechtigungen vergeben werden. Nach der Einrichtung der Benutzerverwaltung können nur diejenigen Benutzer auf bestimmte Daten und Programmfunktionen zugreifen, denen die notwendigen Zugriffsrechte erteilt worden sind. Die Berechtigungen können zudem noch zeitlich eingeschränkt werden. Eine detaillierte Beschreibung zur Einrichtung der Berichtigungen im Baulohn BLO Berechtigungen ist separat im Bereich Baulohn verfügbar. 

Im Rollencenter IT Management können Benutzer angelegt und verwaltet werden. Um Berechtigung-Strukturen in den Unternehmen abbilden zu können, sind diverse Einrichtungen von Gruppen von Mitarbeitern, aber auch für einzelne Benutzer möglich. Nachfolgend werden die Untermenüpunkte aus dem Menü Benutzerverwaltung beschrieben. 

Benutzerverwaltung

In diesem Bereich werden zentrale Stammdaten und zentrale Stammdaten-Verarbeitungen beschrieben. 

Stammdaten

Im Rollencenter IT-Management können Benutzer angelegt und verwaltet werden. Um Berechtigungsstrukturen in den Unternehmen abbilden zu können, sind diverse Einrichtungen an Gruppen von Mitarbeitern, aber auch für einzelne Benutzer möglich. Dafür können die in NEVARIS Finance vordefinierten Standardgruppen oder eigene Berechtigungsgruppen verwendet werden. Die Standardgruppen werden mit jedem Update um neue Tabellen erweitert, während die eigenen Berechtigungsgruppen manuell angepasst werden müssen.

Benutzerverwaltung Zugriffsrechte

Benutzerverwaltung Auswählbare Berichte 

Berichte zur System- und Rechteverwaltung 

Benutzerverwaltung Feldberechtigung aktivieren

Benutzerverwaltung Eingebbare Felder

Benutzerverwaltung Benutzer

Benutzerverwaltung Feldberechtigung Definition

Benutzerverwaltung Feldberechtigung Festlegungen

Benutzerverwaltung Zugriffspfade

Benutzerverwaltung Profile

Benutzerverwaltung Berechtigungen für Rollencenter und Rollen-Explorer

Benutzerverwaltung Zugriffsrechte aufzeichnen

Benutzerverwaltung Benutzer Berechtigung EKFVKF

Benutzerverwaltung Pflichtfelder

Benutzerverwaltung Benutzer Einrichtung

Benutzerverwaltung Gültige Mandanten

Berechtigungen BBA

Berichtswesen

Dateibehandlung (File Service)

Datenbanksperren

Datenkomprimierung

Einrichtung

Stammdaten Einrichtung verwaltet mandantenübergreifende Einrichtungsdaten. 

Stammdaten, Einrichtung

Globale Protokollierung

E-Mailversand (kostenpflichtiges Modul "EVD")

Excel Addin - nicht unterstützt

Informationen für Migrationskunden nach Testumstellung auf NEVARIS Finance 2023

Mit Meldecenter alle Steuer- und SV-Meldungen schnell, einfach und komfortabel verschicken. Das Meldecenter macht die Meldevorgänge mit NEVARIS Finance schneller und komfortabler. Alle Meldungen werden automatisch validiert und wenn gewünscht versandt. Damit das Versenden und Abholen von abrechnungsbezogenen Meldungen so einfach wie möglich ist.

Meldecenter

Meldecenter, Aktivierung und Einrichtung

Meldecenter, Berechtigungen

BLO Meldecenter, Rollencenter Personalbuchhaltung

Meldecenter, technische Informationen zum Meldecenter

BLO Meldecenter, Meldungen senden und empfangen in NEVARIS Finance

FIBU Meldecenter, Meldungen senden und empfangen in NEVARIS Finance

BLO Meldecenter, Vorbereitungen und der Wechsel auf das Meldecenter - notwendige Meldungen

Meldecenter, Umstellung von PERFIDIA (BLO und Fibu)

Mehrwertsteuer-Änderung Schweiz zum 01.01.2024

Power BI

Die Oberfläche von NEVARIS Finance

Aufbau Rollencenter

Besonderheiten und wichtige Hinweise

Personalisieren

Shortcuts

Arbeiten mit Karten und Übersichten

Finden von Übersichten, Berichten und Aktionen

Datenanalyse in Übersichten und Listenseiten

Benachrichtigungen im Rollencenter

Funktionsbereiche

Die Besonderheiten der Buchhaltung im Baugewerbe sind vielfältig und sehr komplex. Mit der speziellen Buchhaltungssoftware für die Baubranche können die Anforderungen optimal abgedeckt werden. Die Buchhaltung unterstützt unter anderem bei der Anzahlungsbuchhaltung inklusive Abschlags- und Schlussrechnungen und Anzahlungen, aber auch bei der Abbildung von ARGEN, Nachunternehmer-Verwaltung, Bilanz und GuV und Rechnungseingangsbuch.

Finanzbuchhaltung

In den Stammdaten werden die Daten und Einrichtungen verwaltet, die in den täglichen und periodischen Aktivitäten aufgerufen und verwendet werden.

FIBU Stammdaten

Regelmäßig und häufig wiederkehrende Aktivitäten sind unter Tägliche Aktivitäten zusammengefasst. 

FIBU Tägliche Aktivitäten

Aktivitäten, die monatlich, quartalsweise oder jährlich regelmäßig anfallen, sind als Periodische Aktivitäten zusammengefasst. 

FIBU Periodische Aktivitäten

In der Finanzbuchhaltung sind unter den Posten der Kontenplan, die Sachposten, die Debitoren- und Kreditorenposten zu finden. Außerdem können hier die Anzahlungsvorgänge aufgerufen werden. Für einen schnellen Zugriff stehen außerdem der Aufruf des Kontenschemas, die Risikoübersicht, gebuchte Eingangsrechnungen und Gutschriften sowie der Service zur Verfügung.

FIBU Posten

Buchungen, sowie die Salden von Sachkonten, Debitoren und Kreditoren werden periodisch zu Berichten aufbereitet.

FIBU Berichte

In den FIBU Modulen werden einzelne Module bzw. Verarbeitungen  beschrieben.

FIBU Module

Gesonderte Beschreibung einzelner Verarbeitungen zur Finanzbuchhaltung.

FIBU Übergreifende Funktionen

Die Finanzbuchhaltung unterstützt diverse Schnittstellen-Import und -Exporte.

FIBU Import/Export

Die Anlagenbuchhaltung erlaubt einen umfangreichen Überblick über die Anlagen des Unternehmens und stellt sicher, dass periodische Abschreibungen korrekt erfolgen. 

Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung erfordert einige Basisinformationen und Stammdaten zu folgenden Bereichen:
Anlagenbuchungsgruppen
Verteilungsschlüsseln
Buchungsblattvorlagen
Afa Büchern
Abschreibungsregeln
Für das Zusammenspiel mit der Finanzbuchhaltung sind Einrichtungen erforderlich und die Anlagen müssen erfasst werden. 

ANBU Stammdaten

Im Menü Aktivitäten werden Anlagen und Versicherungen gebucht, über unterschiedliche Buchungsblätter oder automatisiert über die Abschreibungsberechnung. 

ANBU Aktivitäten

Buchungen in den unterschiedlichen Buchungsblättern erzeugen Posten. Diese Einzelbuchungen können über Posten selektiert und ausgewertet werden. 

ANBU Posten

ANBU Übergreifende Funktionen

Die Berichte zur Anlagenbuchhaltung unterstützen die unternehmerischen und gesetzlichen Anforderungen. 

ANBU Berichte

Dieses Modul dient dem Verwalten von Arbeitsgemeinschaften.

Wenn eine ARGE als neuer Mandant angelegt wird, dann muss bei der Einrichtung das ARGE-Kennzeichen gesetzt werden, siehe FIBU Firmendaten. 

Eine ARGE unterscheidet sich u.a. dadurch von „normalen“ Mandanten, dass einem Kreditor, der ARGE-Partner ist, mehrere Sammelkonten (= Verrechnungskonten) zuzuordnen sind. Das für einen ARGE-Partner zu bebuchende Sammelkonto ermittelt sich aus dem „Partner“ und der „Kontengruppe“.

Nachdem die ARGE selbst bzw. der Auftrag angelegt wurde, werden daher zunächst die notwendigen Personenkonten (Debitoren und Kreditoren) angelegt. Anschließend werden die Partner eingerichtet und mit den angelegten Kreditoren „verknüpft“.

Die Einrichtung der ARGE Mandanten erfolgt aus dem Rollencenter ARGE Verwaltung

ARGE Verwaltung

ARGE Berichte

ARGE Stammdaten

ARGE Jobliste

ARGE Verarbeitung

NEVARIS FINANCE übernimmt die Erfassung und Auswertung der betrieblichen Kosten. Finanzbuchhaltung und Baubetriebsabrechnung greifen mühelos ineinander - alle Daten stehen direkt zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Eine Vielzahl an Funktionen wie Gerätebuchung oder Materialverrechnung ergänzen zudem den Buchungsstoff.

Auch hier steht Benutzerfreundlichkeit an erster Stelle:

Der Buchungsstoff kann mit individuell definierten Branchenregeln aufbereitet werden. Zusätzlich geben umfassende Reports und eigene Formblätter die optimale Übersicht. Somit wird das Controlling leicht gemacht. 

Die Beschreibung der Baubetriebsabrechnung ist entsprechend der Abläufe im Unternehmen in Bereiche gegliedert und folgt so der Menüstruktur in der Anwendung.

Baubetriebsabrechnung

Um eine EDV-Anwendung für einen reibungslosen Ablauf und die gewünschten Ergebnisse einzurichten, sind einige Vorbereitungen notwendig: Es kann nicht gebucht werden ohne Kostenarten. Wenn keine Kostenstellen angelegt sind, kann die Baubetriebsabrechnung keine Ergebnisse liefern. Die einzelnen Bereiche, in denen Vorbereitungen notwendig sind, hängen zudem in vielfältiger Weise zusammen.

BBA Stammdaten

Im Bereich Vor der Abrechnung werden alle Aktionen gebündelt, die Daten für die spätere Abrechnung erzeugen und aufbereiten. 

Hier sind die BBA Buchungsblätter, BBA Dauerbuchungen und die BBA Planwerte-Buchungsblätter zu finden, BBA Gemeinkostenzuschlägeund BBA Umlagenwerden eingerichtet, Daten für die BBA Baustellenverzinsungwerden verwaltet und die Daten für die BBA Abgrenzung werden erfasst. 

Gemeinkostenzuschläge, Umlagen, Abgrenzungen und andere automatische Buchungen werden in bestimmte Buchungsblätter gestellt. Ebenso die Ergebnisse der Geräteabrechnung und anderer Anwendungen und Buchungen aus der Finanzbuchhaltung. Dies geschieht, wenn eine Monatsabrechnung ausgeführt wird oder wenn Buchungen ohne Monatsabrechnung sofort in die BBA gelangen.

Die so entstandenen Buchungen werden als Einzelbeleg gebucht. Zuvor werden die allgemeinen Buchungsregeln angewandt. Kann aufgrund eines Fehlers, z. B. einer ungültigen Kostenart, das Buchen nicht ausgeführt werden, bleiben die Buchungszeilen stehen und können später korrigiert werden. In den Ausstehende Buchungen können die Buchungen gesichtet werden. Zu Beginn der Monatsabrechnung werden fehlerhafte Buchungszeilen des Monats jedoch automatisch entfernt, da angenommen wird, dass die Fehlerquelle mittlerweile gefunden wurde. Entfernt werden die Buchungszeilen jeweils für den Teil der Monatsabrechnung, der neu ausgeführt wird.

BBA Vor der Abrechnung

Die Abrechnung ist das Kernstück der BBA. Hier werden alle für die BBA relevanten Daten zusammengeführt und für spätere Berichte aufbereitet. Die Abrechnung gliedert sich in die zentrale Monatsabrechnung, sofern notwendig die Mandantenverrechnung, bietet einen Überblick zu den Buchungsprotokollen BBA Buchungsprotokolle und den ausstehenden Buchungen und der Menüpunkt Summen BBA Summenerlaubt das Komprimieren der Daten zu Summensätzen. 

BBA Abrechnung

Nach der Abrechnung ist die Kontrolle der Istwerte und Planwerte eine wichtige Aufgabe, um die Berichte vorzubereiten. Der Menüpunkt "Nach der Abrechnung" bietet die Einzelbelege BBA Einzelbelege und Einzelbelege zum BAB BBA Einzelbelege zum BAB zur Analyse der Istwerte und die Auftragswerte, Nachtragswerte BBA Nachtragswerte und die Einzelbelege (Plan) zur Kontrolle der Planwerte. 

BBA Nach der Abrechnung

Die Baubetriebsabrechnung bietet ein sehr flexibles Berichtswesen mit generierbaren Berichtsaufbau, Druckverwaltung und einer Auskunft. 

BBA Berichte

BBA Import/Export

NEVARIS Finance Baulohn ist das integrierte Modul zur rechtskonformen Baulohnabrechnung im Baugewerbe – inklusive aller relevanten Tarif-, Sozialkassen- und Branchenregelungen.

Baulohn

1. Grundlagen der Entgeltabrechnung

2. Lohnarten & Entgeltberechnung

3. Arbeitszeit & Fehlzeiten

4. Sozialversicherung & Beiträge

5. Steuern & Finanzamt

6. Kurzarbeit (KuG) & Weiteres

7. Branchen-Besonderheiten

9. Finanzbuchhaltung & Meldungen

11. Verwaltung & Organisation

12. Besondere Verarbeitungen & Zusatzfunktionen

13. Druck & Ausgabe

14. Jahresmeldungen & Bescheinigungen

15. Besonderheiten & Hinweise

BLO Lexikon Sonderregeln Kurzarbeit vom 01.03.20 bis 30.06.22 (anteilige SV-Erstattung bei Weiterbildung bis 31.07.2024)

BLO Lexikon Übergangsbereich ab 01.10.2022

BLO Lexikon Quarantäne und Sorgeberechtigt Entschädigungsanspruch

BLO Altersteilzeit

BLO Arbeitszeitkonto

BLO ARGE-Abrechnung <Enterprise>

BLO Berechtigungen

BLO Bescheinigungen

BLO Digitale Lohnschnittstelle (DLS)

BLO Direktversicherung

BLO Mandanten

BLO Lohnsteuer-Datenversand

BLO Personal-Information <Pro>

BLO Personallisten <Pro>

BLO Reorganisation/Datenkomprimierung

BLO SV-Meldungen

BLO SV-Zahlungen

BLO Tabellensperren

BLO Tarifliche Zusatz-Rente

BLO Vermischtes

BLO Word Vorlagendruck

BLO Zertifikat

BLO Zusatzmodule (kostenpflichtig)

Die Debitorenbuchhaltung ist ein Teil der Hauptbuchhaltung und beschäftigt sich mit der Verwaltung der Ausgangsrechnungen, Lastschriften, Mahnungen und ähnlichem. Ähnlich wie in der Buchhaltung gliedert sich auch hier das Menü in die Bereiche Stammdaten, Tägliche Aktivitäten, Periodische Aktivitäten, Posten und Berichte. 

Viele Beschreibungen gelten gleichermaßen für das Rollencenter Buchhaltung, wie auch die Debitorenbuchhaltung. 

Debitorenbuchhaltung

DEB Stammdaten

DEB Posten

DEB Periodische Aktivitäten

DEB Tägliche Aktivitäten

DEB Berichte

DMS/ Workflow

Workflow

Eigene Geräte bedeuten einen hohen Investitionsbedarf für jedes Unternehmen, Fremdgeräte sind ein regelmäßiger Kostenfaktor. Daher ist es wichtig, dass die echten Gerätekosten präzise ermittelt und direkt an die Baustellen weitergeleitet werden können. Die Geräteabrechnung bietet umfangreiche Werkzeuge zur Preisfindung und leitet die ermittelten Werte an die BBA weiter. 

Für die Geräteabrechnung stehen neben den Stammdaten auch Abrechnungsfunktionen und Auswertungen zur Verfügung. 

Geräteabrechnung

In der Geräteverwaltung gibt es eine Vielzahl von Geräten, die je nach Baustelle und Einsatzart zu unterschiedlichsten Konditionen abgerechnet werden. Die hierfür notwendigen Stammdaten sind hier beschrieben. 

GER Stammdaten

Vor der Abrechnung werden die Daten, wie Leistungs- und Vorhaltebuchungen, für die Geräteabrechnung erfasst. 

GER Vor der Abrechnung

In der Geräteabrechnung werden die Daten für die Übergabe in die BBA vorbereitet. Unvollständige Daten werden in den Ausstehenden Daten ausgewiesen. 

GER Abrechnung

Übersichten zu Gerätestandorten und Geräteergebnissen bieten Einblick in die Geräteabrechnung. 

GER Nach der Abrechnung

Über Geräte Berichte können die Standard Berichte der Geräteabrechnung ausgeführt und gedruckt werden. 

GER Berichte

GER Import/Export

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Teil der Hauptbuchhaltung und beschäftigt sich mit der Verwaltung der Eingangsrechnung, Zahlungen und ähnlichem. Ähnlich wie in der Buchhaltung gliedert sich auch hier das Menü in die Bereiche Stammdaten, Tägliche Aktivitäten, Periodische Aktivitäten, Posten und Berichte. 

Viele Beschreibungen gelten gleichermaßen für das Rollencenter Buchhaltung, wie auch die Kreditorenbuchhaltung. 

Kreditorenbuchhaltung

KRED Stammdaten

KRED Posten

KRED Periodische Aktivitäten

KRED Tägliche Aktivitäten

KRED Berichte

Für die innerbetriebliche Materialabrechnung und für die Abrechnung für Arbeitsgemeinschaften, auch Stoffabrechnung genannt, steht eine besondere Buchungserfassung zur Verfügung. Erfasst werden können Material-Lieferscheine, Material- und Geräte-Lieferscheine und Belege zu Werkstattaufträgen.

Materialabrechnung

MAT Import/Export

MAT Lieferscheine

MAT Aufträge

Für die Materialabrechnung sind einige Stammdaten notwendig. 

MAT Stammdaten

MAT Werkstattberichte

MAT Berichte, Berichte Drucken

Mit der Materialwirtschaft können Lagerbewegungen erzeugt und Belege erstellt werden. Durch die Verbindung aus Einkauf, Verkauf und Logistik werden Ausrüstungen und Baumaterial aktuell gehalten und nur dort hingesendet, wo das Material benötigt wird. Detaillierte Informationen über Artikel und die umfangreiche Lagerverwaltung erleichtern die Arbeit.

Materialwirtschaft

Zum Einrichten der unterschiedlichen Bereiche in der Materialwirtschaft sind eine Reihe von Einstellungen notwendig, die nachfolgend beschrieben werden. 

MAWI Einrichtung

MAWI Stammdaten

Im Rollencenter des Einkaufs werden Anfragen, Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen mit den jeweiligen Stammdaten abgewickelt. Hier werden spezielle Aufrufe für den Einkauf beschrieben. 