Workflow Einrichtung

Zuletzt aktualisiert Vor 9 Tagen

Register “Allgemein”

Standort ID

Die Standort ID ist ein frei wählbarer Name der Einrichtung. Dabei können beliebig viele definiert werden. Mithilfe dieser Standort IDs lassen sich die Aufgaben zum Import bzw. Export über die Warteschlange separat steuern oder für den Export verschiedene Exportumfänge definieren. Zum Beispiel sollen Kreditoren und Debitoren jeweils stündlich exportiert werden. Der Export der Zahlungsbedingungen ist jedoch nur einmal alle vier Stunden erforderlich. Dafür wären zwei Standort IDs mit unterschiedlichen Gruppen und dem entsprechenden Exportumfang Workflow Einrichtung Exportumfang erforderlich.

Standortdefinition aktiv

Setzen Sie hier einen Haken, wenn die Standort-ID verarbeitet werden soll.

Gruppe

Kann für die Filterungen des Ex- und Importes über die Aufgabenwarteschlange verwendet werden. Die Ausführung wird im Kapitel Workflow über Warteschlange beschrieben.

Datenimport

Statuskennzeichen Übernahme

Wird als Begriff bei vorheriger Datenübernahme in Finance in die JobRouter Tabellen anhängend an den Status (Feld "bk_status" der Importtabellen) zurückgeschrieben. Standardmäßig wird hier "_uebernommen" verwendet.

Statuskennzeichen Fehler

Wird als Begriff bei fehlgeschlagener Datenübernahme in Finance in die JobRouter Tabellen anhängend an den Status (Feld "bk_status" der Importtabellen) zurückgeschrieben. Als Standard ist in dem Fall "_Fehler" definiert.

Text Neuanlagensystem

Es wird in das Feld "Neuanlagesystem" des Beleges in NEVARIS Finance eingetragen und mit dem gebuchten Beleg auch z.T. durchgereicht.

Import protokollieren

Protokollierung des Imports, welches unter Auswerten, Protokoll anzeigen aufgerufen werden kann. Die Protokollierung wird nur zu Supportzwecken empfohlen.

Datenexport

Firmengruppe

Die Firmengruppe ist eine definierbare Auswahl an Mandanten aus NEVARIS Finance. Diese wird sowohl für den Export Workflow Export als auch den Import Workflow Import verwendet.

Anzahl Mandanten

Zeigt an, wie viele Mandanten in der hinterlegten Firmengruppe enthalten sind.

Default Mandant

Wenn der Export aus dem Mandanten erfolgte, der als "Default Mandant" hinterlegt wurde, wird in der Tabelle "BK_Mandant" in das Feld "Mandant_Default" der Wert "1" geschrieben.

Kostenstellenvariante

Setzt einen Filter auf die zu exportierenden Kostenstellen. Beispiele:

12345..195000 – exportiert alle Kostenstellen im Bereich von 12345 bis 195000
195000 | 777888 – exportiert alle Kostenstellen mit der Kostenstellennummer 195000 oder 777888

Der Filter wird aus der Tabelle "Variante", Feld "Kostenstellenvariante" übernommen.

Export protokollieren

Protokollierung des Exports (siehe Register: "Datenaustausch JobRouter"), es werden diverse Felder mit Datum und Uhrzeit geschrieben. Die Protokollierung wird nur zu Supportzwecken empfohlen.

Register “REBU Steuerung”

Allgemein

Die REBU Steuerung besteht aus mehreren Status, die sich in ihrem Funktionsumfang beim Import unterscheiden. Für jeden Status gibt es die Möglichkeiten, zwei verschiedene JobRouter-Schritte (einzutragen in die Felder "Step 1/2" beim jeweiligen Status) anzugeben, aus denen die Daten importiert werden sollen. Wurde bereits eine Rechnung importiert, werden die in Finance vorhandenen Daten bei Änderungen überschrieben.

Beschreibung der Felder und weiteren Einrichtungskennzeichen

Tabellenname Kopf / Zeile

Informative Angabe der SQL-Tabellen (REBUKOPF / REBUZEILE) für den Datenaustausch zwischen JobRouter SQL-Server und NEVARIS Finance. Die Tabelleninformationen für den Datenaustausch werden über die Konfigurationen des Middleware Connectors Workflow Konfiguration Middleware Connector ermittelt.

Status

Damit Datensätze importiert werden können, muss für den Status ein Kennzeichen vergeben werden. Sollte der Eintrag des Feldes "bk_status" mit dem Status-Kennzeichen übereinstimmen, wird dieser Datensatz importiert. Weiterführende Informationen zu den einzelnen Status sind im unten stehenden Kapitel "Informationen zu den einzelnen Status" zu finden.

Step 1/2

Die "Steps" sind die JobRouter-Schritte (Feld "step" oder alternativ eine frei wählbare Zahl) der einzelnen Prozesse, aus denen die Daten importiert werden. Als Standard-Wert wird eine -1 verwendet. Dieser Wert liegt außerhalb des Zahlenbereiches, der für einen JobRouter-Schritt möglich ist und sorgt damit nicht für ungewollte Importe.

Belegbeträge anpassen

Wenn die Beträge des Kopfes nicht mit den Summen der Beträge aus den Zeilen übereinstimmen, wird die Summe der Beträge aus den Zeilen an den Kopf übertragen.

Währung JobRouter

Der Währungscode, der nicht importiert werden soll (i.d.R. der Mandantenwährungscode), muss in dieses Feld eingetragen werden. Es wird dann nur ein Währungscode (Feld "waehrungscode") importiert, wenn dieser nicht dem Währungscode entspricht, der eingetragen wurde.

Gutschrift JobRouter

Im Rechnungseingangsbuch ist es möglich, den Haken bei Gutschrift über die JobRouter-Schnittstelle zu setzen. Das Feld "belegart" wird auf den Wert geprüft, der in diesem Feld eingetragen wird.

NU-Abschlagsnummer prüfen

Beim Import einer Nachunternehmer-Rechnung gibt es die Möglichkeit, diese direkt anzulegen. Je nach Einstellung wird die Reihenfolge der NU-Abschlagsnummer geprüft. Sollte die Reihenfolge nicht übereinstimmen, wird die Nachunternehmer-Rechnung nicht angelegt.

Buchungen zugel. ab berücksichtigen

In der "Finanzbuchhaltung Einrichtung" befindet sich die Einrichtung des Feldes "Buchungsdatum zugel. ab". Ist in der JobRouter-Schnittstelle der Haken gesetzt, wird das Feld berücksichtigt. Liegt das Buchungsdatum des JobRouters vor dem Datum der Einrichtung, wird das Buchungsdatum aus dem JobRouter auf den ersten Tag des zugelassenen Zeitraums geändert.

Abwarten verarbeiten

"Abwarten verarbeiten" steuert die Übernahme des "Abwarten"-Kennzeichens aus dem JobRouter. Ist der Haken gesetzt, wird das Feld "abwarten" ins Rechnungseingangsbuch importiert. Beim Import wird ebenfalls bei gebuchten Belegen in den Kreditorenposten das "Abwarten"-Kennzeichen geändert. Ist der Haken nicht gesetzt, findet kein Import des Feldes statt.

Nachlass fest/Nachlass % übernehmen

Die Felder "Nachlass fest" und "Nachlass %" können in die Nachunternehmer-Rechnung übernommen werden. Wenn die Einrichtung nicht entsprechend gesetzt ist, werden zunächst die Standardwerte aus dem NU-Teilvertrag übernommen.

Informationen zu den einzelnen Status

Info

Im Status "Info" wird die Rechnung in das Rechnungseingangsbuch importiert und sofern die notwendigen Felder gefüllt sind, wird eine Nachunternehmer-Rechnung angelegt.

Buchung

Der Status "Buchung" importiert wie der Status "Info" die Rechnung in das Rechnungseingangsbuch. Eine Nachunternehmer-Rechnung wird dabei nicht angelegt.

Freigabe

Im Status "Freigabe" werden die Daten in das Rechnungseingangsbuch importiert. Zusätzlich wird der Haken bei "Freigabe zur Buchung" gesetzt.

Nur Freigabe

Der Status "Nur Freigabe" sorgt dafür, dass der Haken bei "Freigabe zur Buchung" gesetzt wird. Es werden dabei keine Daten übertragen.

Nachunternehmer Freigabe

Wie im Status "Nur Freigabe" wird im Status "Nachunternehmer Freigabe" der Haken bei "Freigabe zur Buchung" - in diesem Fall bei der Nachunternehmer-Rechnung - gesetzt.

Rücklieferung

Der Bereich Rücklieferung wird im JobRouter für Abweisungen genutzt. Hierfür wird in der Regel der Status "abgewiesen" vergeben. Bei diesem Status werden keine Daten aus dem JobRouter an NEVARIS Finance übertragen, sondern es werden Zeilendaten oder bei Bedarf die komplette Rechnung (Kopf und Zeile) aus dem REBU gelöscht, wenn "Kopfdaten löschen" ausgewählt worden ist.

Upload

Während des Imports werden Daten aus den Zeilen des REBU an die Kontierungstabelle des JobRouters (Untertabelle) exportiert. Zeilen, die im JobRouter zu viel sind, werden dabei ebenfalls gelöscht. Die Zeilen, die berücksichtigt werden, sind die zugehörigen Untertabellenzeilen zu den JobRouter-Schritten aus den Feldern "Step 1/2" und "weitere Steps".

Register “RABU Steuerung”

Beschreibung der Felder und weiteren Einrichtungskennzeichen

Tabellenname Kopf / Zeile

Informative Angabe der SQL-Tabellen (RABUKOPF / RABUZEILE) für den Datenaustausch zwischen JobRouter SQL-Server und NEVARIS Finance. Die Tabelleninformationen für den Datenaustausch werden über die Konfigurationen des Middleware Connectors Workflow Konfiguration Middleware Connector ermittelt.

Status

Step 1/2

Währung JobRouter

Rechnungsanschrift nicht überschreiben

Beim Import werden die Felder "Rech. an Name", "Rech. an Adresse", "Rech. an Adresse 2", "Rech. an PLZ Code", "Rech. an Ort", "Rech. an Ländercode" nicht importiert, wenn der Haken in der Einrichtung gesetzt ist.

Druck bei Freigabe

Ist der Haken gesetzt, wird der Druck der Ausgangsrechnung in die Warteschlange gesetzt.

ZB-Validierung

Ist der Haken gesetzt, werden die Felder "faelligkeitsdatum", "skontodatum_i", "skontodatum_ii", "skontoprozent_i" und "skontoprozent_ii" überprüft und mit den ermittelten Daten aus dem Zahlungsbedingungscode verglichen. Sollten die Werte nicht übereinstimmen, werden die oben genannten Felder in Finance geleert.

Register “KABU Steuerung”

Beschreibung der Felder und weiteren Einrichtungskennzeichen

Tabellenname Kopf / Zeile

Informative Angabe der SQL-Tabellen (KABUKOPF / KABUZEILE) für den Datenaustausch zwischen JobRouter SQL-Server und NEVARIS Finance. Die Tabelleninformationen für den Datenaustausch werden über die Konfigurationen des Middleware Connectors Workflow Konfiguration Middleware Connector ermittelt.

Diese Tabellen müssen vorher manuell erstellt werden.

Belegart Einnahme

Der Wert des Feldes "Einnahme_Ausgabe“ der KABUZEILE-Tabelle wird auf den Wert geprüft, der in diesem Feld hinterlegt wird. Stimmen die Werte überein, wird der Datensatz als Einnahme gekennzeichnet.

Status

Damit Datensätze importiert werden können, muss für den Status ein Kennzeichen vergeben werden. Sollte der Eintrag des Feldes "BK_Status“ mit dem Status-Kennzeichen übereinstimmen, wird dieser Datensatz importiert.

Step 1/2

Die "Steps“ sind die JobRouter-Schritte der einzelnen Prozesse, aus denen die Daten importiert werden.

Register “Baulohn Steuerung”

Beschreibung der Felder und weiteren Einrichtungskennzeichen

Tabellenname Kopf

Informative Angabe der SQL-Tabelle (URLAUBSANTRAG) für den Datenaustausch zwischen JobRouter SQL-Server und NEVARIS Finance. Die Tabelleninformationen für den Datenaustausch werden über die Konfigurationen des Middleware Connectors Workflow Konfiguration Middleware Connector ermittelt.

Status

Step 1/2

Register “EK Steuerung”

Beschreibung der Felder und weiteren Einrichtungskennzeichen

Tabellenname Kopf

Informative Angabe der SQL-Tabelle (BESTELLUNG) für den Datenaustausch zwischen JobRouter SQL-Server und NEVARIS Finance. Die Tabelleninformationen für den Datenaustausch werden über die Konfigurationen des Middleware Connectors Workflow Konfiguration Middleware Connector ermittelt.

Status

Step 1/2

Register “Stammdaten Steuerung”

Beschreibung der Felder und weiteren Einrichtungskennzeichen

Tabellenname Kopf

Informative Angabe der SQL-Tabelle (STAMMDATEN) für den Datenaustausch zwischen JobRouter SQL-Server und NEVARIS Finance. Die Tabelleninformationen für den Datenaustausch werden über die Konfigurationen des Middleware Connectors Workflow Konfiguration Middleware Connector ermittelt.

Status

Step 1/2

Register “Import Zwischentabellen löschen”

Das Löschen leert die Protokolle sowie die Tabellen, in denen die Daten beim Import zwischengespeichert werden und wird pro Standort-ID abgearbeitet. Voraussetzung für das Löschen sind dabei folgende Bedingungen:

„Lösch-Intervall“ ist ungleich „Nie“ und
„Lösch-Zeitraum“ (Datumsformel, z. B. -6M bedeutet heute minus 6 Monate) ist gefüllt.

Daraus ergibt sich der Wert des Feldes „nächstes Löschdatum“. Wenn das ermittelte nächste Löschdatum am heutigen Tage oder in der Vergangenheit liegt (z. B. nächstes Löschdatum an einem Tag, an dem nicht importiert wird), dann wird mit folgendem Filter gelöscht:

Buchungsdatum in den Zwischentabellen ist älter als der Wert aus dem Datumsfilter („Lösch-Zeitraum“) oder das Buchungsdatum ist leer

Wenn das Löschen erfolgreich ausgeführt wurde, wird das „Nächste Löschdatum“ gemäß dem Lösch-Intervall hoch gesetzt.

Register “Exportumfang”

In den Einstellungen Exportumfang wird festgelegt, welche mandantenabhängigen und/oder mandantenübergreifenden Informationen exportiert werden sollen. Die Auswahl, welche Daten exportiert werden sollen, kann einzeln erfolgen oder über die Funktionen "Alles abwählen" und "Alles auswählen". Diese Aktionen stehen unter Auswählen zur Verfügung.

Die Zuordnung zu den Exporttabellen kann der Beschreibung zum Exportumfang Workflow Export im Kapitel "Workflow Export" entnommen werden.

Aktionen

Auswählen

Exportumfang: Alles auswählen/ Alles abwählen

Mit der Aktionen "Alles auswählen" werden sämtliche Stamm- und Bewegungsdaten im Register "Exportumfang" für den Export markiert. "Alles abwählen" setzt die vorhandenen Auswahlen wieder zurück.

Vorbereiten

Import/ Export planen

Die Einrichtung eines Aufgabenwarteschlangeneintrages für den Import oder für den Export kann direkt aus der Einrichtung vorgenommen werden. Eine detaillierte Beschreibung über die Ausführungsmöglichkeiten befindet sich im Kapitel Workflow über Warteschlange.

Einrichtung kopieren

Um die Einrichtung von mehreren Standort-IDs zu vereinfachen, gibt es die Möglichkeit, die Einrichtung zu kopieren. Dabei kann entschieden werden, ob die allgemeinen Einstellungen (u. a. die Einstellungen für den SQL-Server), die Import-Einstellungen, die Export-Einstellungen oder alles kopiert werden soll.

Ausführen

Warteschlange

Die Aktionen "Warteschlange" öffnet die Übersicht der aktuell eingerichteten Aufgabenwarteschlangeneinträge.

Auswerten

Protokoll Datenaustausch

Das Protokoll Datenaustausch gibt eine aufbereitete Auflistung über die protokollierten Im- und Exporte aus, die nach einem gewählten Stichtag durchgeführt werden.

Status anzeigen

Über "Status anzeigen" kann der Status von Importen eingesehen werden. Dabei werden grundlegende Informationen angezeigt, um den Beleg identifizieren. Zusätzlich werden die Hinweise und Fehler zu den einzelnen Datensätzen angezeigt. In der Übersicht wird nur der erste Hinweis bzw. Fehler angezeigt, über einen Lookup auf das Feld "Status" können die weiteren Hinweise und Fehler angezeigt.

Nacharbeiten

Importdaten

Bei den Aktionen zu den Importdaten handelt es sich um Aufrufe der einzelnen Zwischentabellen für Rechnungseingang, Kassenbuch, Rechnungsausgangsbuch, Urlaubsanträge, Bestellungen und Stammdaten. Eine schnelle Übersicht über aktuelle Importe und dazugehörigen Statusinformationen kann über "Status anzeigen" (unter Auswerten) aufgerufen werden.

Rechnungseingang, Übernahme prüfen

Alle Belege im Rechnungseingangsbuch ab dem angegebenen Buchungsdatum werden mit den übertragenen Informationen verglichen.

Rechnungseingang, Datenbank prüfen

Alle Datensätze in der Zwischentabelle mit Step 1 Freigabe oder Step 2 Freigabe werden mit dem vorhandenen Beleg im Rechnungseingangsbuch verglichen. Anschließend werden in der Übersicht Informationen wie der gebucht-Status, Freigabestatus oder Informationen zu abweichenden Beträgen ausgegeben.

Geplante Prozesse

Über die geplanten Prozesse werden die Verarbeitungen für die Anlage und Freigabe der Nachunternehmerrungen ausgeführt. Die Einträge können den Status "Wartet", "Ausgeführt" und "Fehler" beinhalten. Einträge mit dem Status "Wartet" können über die Aktion "Verarbeitung manuell starten" ausgeführt werden, sofern diese noch nicht automatisch verarbeitet wurden. Bei einem Fehler werden für die Einträge die entsprechenden Fehlermeldungen angezeigt, um eine Nachbearbeitung zu ermöglichen.