FIBU Übersicht Tankschnittstellen
Zuletzt aktualisiert Vor etwa 1 Monat
Liste der aufrufbaren Tankschnittstellen:
Hinweis zu den geläufigsten importfähigen Formaten pro Tankschnittstelle
ARAL: dat
BP: txt, 838, 840
DKV: txt
Esso: v01, dat
Hoyer: txt
OMV: dat, txt, csv
Shell: txt (der Import erkennt automatisch das Format (alt oder Format6))
Total: txt
UTA: UTA, txt, dat
Allgemein
Von den Tankstellen-Konzernen werden Tankdaten bzw. die Tankrechnung in einer Datei zur Verfügung gestellt. Diese Dateien können innerhalb von NEVARIS Finance über das Tankschnittstellen-Modul eingelesen und zum Buchen in ein Fibu Buch.-Blatt oder das Rechnungseingangsbuch übergeben werden. Anhand der in der Datei vorhanden KFZ-Nummer können die Kostenstellen und die Gerätenummer inklusiv der Stammkostenstelle des Geräts ermittelt werden. Nachfolgend eine Beschreibung des Tankdaten Imports am Beispiel der BP-Tankschnittstelle.
Einrichtung
In der Schnittstellendatei sind u.a. Informationen zu Kfz-Kennzeichen, Artikeln und Warengruppen enthalten. Für diese Informationen müssen Zuordnungen zu NEVARIS Finance vorgenommen werden.
Beispiel: Rechnungspositionen der Warengruppe '001' (Kraftstoff Super Plus) müssen auf die Kostenart '625000' (Treibstoffe) gebucht werden.
Feldumsetzungen
Im ersten Schritt sind in Import/Export, Tankschnittstellen für den jeweiligen Import die Tankdaten einzurichten. Dazu sind unter Vorbereiten, Feldumsetzungen, Definieren Zuordnungen für Warencode, KFZ, Kreditor etc. zu hinterlegen.
Warencode
Bei der Warencode-Umsetzung erfolgt die Zuordnung der Warengruppe zum Sachkonto und zur Kostenart. Über die Funktion 'Warencode übernehmen' können aus 'Rechnungen mit Einzelpositionen' die vorhandenen Warengruppen bzw. Warencodes in die Umsetzung übernommen werden.
Die Buchungsmatrix wird aus dem Sachkonto ermittelt, sofern keine andere Zuordnung über Ländercode eingerichtet wird.
Eine Liste aller möglichen Warengruppen kann der Schnittstellen-Beschreibung des Tankstellen-Unternehmens entnommen werden.
KFZ
Es ist pro Kfz-Kennzeichen eine Zuordnung zum Gerät (wenn vorhanden) und zur Kostenstelle zu hinterlegen. Es besteht auch die Möglichkeit, eine mandantenübergreifende Kostenstelle zu hinterlegen. Über die Funktion 'KFZ übernehmen' können die Kfz-Kennzeichen aus 'Rechnungen mit Einzelpositionen', für die noch keine Umsetzung hinterlegt ist, in die Umsetzung übernommen werden. Funktion 'Geräte übernehmen' siehe Gerätestamm mit KFZ-Kennzeichen übernehmen.
Kreditor
In der Kreditoren-Umsetzung ist die Kontonummer des Kreditors des Tankstellen-Unternehmens zu hinterlegen.
REBU
Die Tankdaten-Rechnung wird standardmäßig in ein Fibu Buch.-Blatt übergeben. Ist das Kennzeichen 'Übergabe ins REBU' gesetzt, erfolgt die Übergabe in das Rechnungseingangsbuch. Dabei besteht die Möglichkeit, eine REBU-Nummernserie vorzugeben.
Ländercode
Grundsätzlich wird beim Import die Buchungsmatrix aus dem zugeordneten Sachkonto gezogen. Sofern ein Länderschlüssel für das eigene Land angegeben ist, gelten auch diese. Ansonsten sind hier die Angaben für den Import der Tankdaten aus anderen Ländern zu hinterlegen. Es kann dabei unterschieden werden, ob die Steuer des anderen Landes als Steuer gebucht werden soll oder direkt in den Aufwand gebucht werden soll.
Anhand der Ländercode-Feldumsetzung können für jedes Land pro Warencode/Warengruppe unterschiedliche Buchungsmatrizen hinterlegt werden
USt Ausland Aufwand buchen = JA
Sofern das Kennzeichen gesetzt ist, wird der ausländische Steuerbetrag direkt in den Aufwand gebucht. Bei Übergabe in das REBU wird der entsprechende Steuerbetrag dann auch nicht berücksichtigt. Die hinterlegte Buchungsmatrix muss dann einen Steuersatz von 0% ausweisen.
USt Ausland Aufwand buchen = Nein
Sofern das Kennzeichen gesetzt ist, wird die ausländische Steuer mit der angegebenen Buchungsmatrix gebucht. Das bedeutet auch, das für die Umsatzsteuer 'Mehrlandfähig' =ja gesetzt sein muss. Die MWST Buchungsmatrix muss den Ländercode des Tanklandes enthalten. Das ist erforderlich, damit diese Sätze nicht für die Umsatzsteuervoranmeldung des eigenen Landes berücksichtigt werden.
Sind keine Warencodes hinterlegt, gilt die Buchungsmatrix grundsätzlich für den Ländercode
Zusätzlich kann gekennzeichnet werden, ob die in der Importdatei enthaltene Umsatzsteuer direkt als Aufwand gebucht werden soll.
Beispiel: In der Import-Datei sind Inlands- (DE) und Auslands-Tankungen (AT) enthalten. Der Warencode für Tankungen entspricht '25'. Hierfür ist eine Umsetzung hinterlegt. Die Auslandstankungen müssen jedoch mit einer separaten Buchungsmatrix erfolgen. In diesem Fall ist eine Feldumsetzung für den Warencode '25' zu hinterlegen. Zusätzlich sind Feldumsetzung für die Ländercodes 'DE' und 'AT' mit 'Umsetzung Warencode' = '25' und der entsprechenden Buchungsmatrix zu hinterlegen.
Beispiel:
Mengeneinheit Liter
Wenn in der Importdatei die getankten Liter vorhanden sind und somit übergeben werden, kann über diese Umsetzung, die in NEVARIS Finance genutzte Mengeneinheit für Liter hinterlegt werden.
Verarbeitung
Wenn die Feldumsetzungen eingerichtet sind, erfolgt der Datenimport und die anschließende Übergabe der Tankdaten an die Finanzbuchhaltung. Zur Kontrolle können die Einzelpositionen der importierten Rechnung angezeigt werden.
In der Übersicht 'Tankdaten Import' werden alle Übernahmen (mandantenübergreifend) angezeigt.
Übernahmelauf
Anzeige der Übernahmelauf-Kennung.
Bezeichnung
Bei Bedarf kann eine beschreibende Übernahmelauf-Bezeichnung hinterlegt werden.
Datum
Anzeige des Datums des Datenimports.
Dateiname
Anzeige des Verzeichnisses und Dateinamens der importierten Tankdatei.
Übergeben
Ist das Kennzeichen gesetzt, wurden die Daten bereits an ein Fibu Buch.-Blatt bzw. an das Rechnungseingangsbuch übergeben.
Fehler in Rechnungsköpfen
Ist das Kennzeichen gesetzt, sind im Rechnungskopf Fehler vorhanden. Der entsprechende Fehlertext kann unter Funktion/Rechnungen mit Einzelpositionen angezeigt werden.
Fehler in Rechnungszeilen
Ist das Kennzeichen gesetzt, sind Fehler in Rechnungszeilen vorhanden. Unter Funktion/Rechnungen mit Einzelpositionen werden in der Spalte 'Fehlertext' die Fehlertexte angezeigt.
Verbrauch pro Fahrzeug
Sonderauswertung
Mit dem Report 5003451 – Verbrauch pro Fahrzeug besteht die Möglichkeit für bestimmte Warengruppen, eine Auswertung zu drucken, in der pro Kostenstelle/Kennzeichen der km-Stand, der Kraftstoffverbrauch, der durchschnittliche Verbrauch und die Kosten pro km ausgewertet werden.
Datenimport
Mit dem Datenimport kann die von der Tankstelle zur Verfügung gestellte Tankstellendatei in NEVARIS Finance in spezielle Tankdaten-Tabellen importiert werden. Es werden dabei die in den Feldumsetzungen hinterlegten Zuordnungen ausgewertet. Hinweis: Unter Funktion/Rechnungen mit Einzelpositionen können, die durch die Feldumsetzungen erfolgen Zuordnungen angezeigt und kontrolliert werden. Mit dem Datenimport wird geprüft, ob die Rechnungskopf- und -zeilen fehlerfrei oder fehlerhaft sind. Fehlerhafte Sätze werden in der Übersicht 'Tankdaten Import' in den Feldern 'Fehler in Rechnungsköpfen' und 'Fehler in Rechnungszeilen' entsprechend gekennzeichnet (siehe auch Testen Übernahme).
Dateiname
Auswahl der zu übernehmenden Tankstellendatei.
Übernahmelauf
Jeder Datenimport erhält eine eindeutige Übernahmelauf-Kennung. Es wird das Tankstellenkürzel und das Arbeitsdatum (Format JJJJ.MM.TT) vorgeschlagen und kann bei Bedarf überschrieben werden.
Übergabe
Mit der Übergabe werden die aus dem Datenimport erzeugten Daten der Tankdaten-Tabellen in ein Fibu Buch.-Blatt oder in das Rechnungseingangsbuch übergeben und können dort gebucht werden. Vor der Übergabe besteht die Möglichkeit, dass die Feldumsetzungen noch einmal durchgeführt werden können. Das ist sinnvoll, wenn nach dem Datenimport Feldumsetzungen geändert worden sind, die für die Übergabe relevant sind. In Ausnahmefällen kann im Register 'Tankdaten Rechnungskopf' der Datenimport auf bestimmte Felder eingegrenzt werden. Im Register 'Optionen' sind Eingaben/Kennzeichnungen für den Datenimport zu hinterlegen.
Wenn in das Rechnungseingangsbuch übergeben werden soll, ist es aus technischen Gründen notwendig, dass das Standard-Buch.-Blatt mit der Vorlage 'FIBIMPORT' zum Zeitpunkt der Übergabe keine weiteren Buchungszeilen enthält. Ist dieses Buch.-Blatt gefüllt, wird in das Fibu Buch.-Blatt übergeben und nicht in das REBU.
Buchblattname
Standardmäßig wird in die Fibu Buch.-Blatt Vorlage 'FIBIMPORT' und in das Buch.-Blatt 'STANDARD' übergeben. Soll nicht in das 'STANDARD' Buch.-Blatt, sondern in ein anderes – speziell für die Datenübergabe angelegtes – Buch.-Blatt übergeben werden, ist hier das gewünschte Buch.-Blatt auszuwählen.
Buchungsdatum
Eingabe eines Buchungsdatums. Wird kein Buchungsdatum eingegeben, ist das Buchungsdatum im Fibu Buch.-Blatt bzw. im Rechnungseingangsbuch nach der Übergabe manuell zu hinterlegen.
Belegnr.
Eingabe einer Belegnummer. Erfolgt die Übergabe in ein Fibu Buch.-Blatt und es wurde keine Belegnummer eingegeben, ist die Belegnummer nach der Übergabe manuell im Fibu Buch.-Blatt zu hinterlegen. Erfolgt die Übergabe in das Rechnungseingangsbuch und in den Feldumsetzungen ist keine Nummernserie hinterlegt, ist hier die Eingabe einer Belegnummer zwingend.
Dokument-ID
Eingabe einer Dokument-ID mit der die zu übernehmende Tankrechnung archiviert worden ist.
Wenn in der Feldumsetzung für 'Rebu' das Kennzeichen 'Dok-ID REBU ermitteln' gesetzt ist, ist diese Eingabefeld inaktiv.
Sachkonten verdichten
Ist das Kennzeichen gesetzt, werden die Gegen-/Aufteilungsbuchungen verdichtet nach Kontoart, Kontonummer, Kostenstelle, Niederlassung, Kostenart, Mengeneinheit, MWSt Geschäftsbuchungsgruppe und MWST Produktbuchungsgruppe, Externer Belegnummer, Konzernmandantencode, BAS, Gerät, Projektnr. und LV-Position.
Beispiel: Ein LKW wurde monatlich 5x betankt und 2x gewaschen. Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, werden 7 Gegenbuchungen übergeben. Ist das Kennzeichen gesetzt, werden 2 Gegenbuchungen übergeben.
Löschen Rechnungspositionen nach Übergabe
Mit dem Datenimport werden die Tankstellen-Daten in spezielle Tankdaten-Tabellen, wie z.B. Tankdaten Rechnungskopf und -zeile übernommen. Wird das Kennzeichen gesetzt, werden nach der Übergabe die Tankdaten die Rechnungsköpfe- und -zeilen gelöscht.
Wenn die Rechnungsköpfe und -zeilen gelöscht wurden, ist die Funktion 'Rechnungen mit Einzelpositionen' nicht mehr möglich.
Funktion
Rechnungen mit Einzelpositionen
Im Register 'Allgemein' werden die umgesetzten Rechnungskopfdaten aus NEVARIS Finance angezeigt. Die Daten können bei Bedarf geändert werden.
Abb. 8: Rechnungen mit Einzelpositionen, Register Allgemein
Im Register 'Importdaten' werden die Rechnungskopfdaten der Importdatei angezeigt. Die Daten sind nicht änderbar. In den Zeilen werden sowohl die Daten der Importdatei als auch die umgesetzten Daten aus NEVARIS Finance angezeigt. Die Daten können bei Bedarf geändert werden.
Besonderheit Shell
Bei der Shell-Tankschnittstelle ist die Ansicht der 'Rechnungen mit Einzelpositionen' abweichend zu den anderen Tankschnittstellen; die Funktionen sind jedoch identisch.
Feldumsetzungen
Ausführen
Mit dem Datenimport werden die definierten Feldumsetzungen ausgeführt. Wenn nach dem Datenimport Feldumsetzungen geändert worden sind, kann mit dieser Funktion die aktuelle/geänderte Feldumsetzung ausgeführt werden.
Gerätestamm mit KFZ-Kennzeichen übernehmen
Mit der Funktion 'Gerätestamm mit KFZ-Kennzeichen übernehmen' werden die Geräte, bei denen ein 'Polizeiliches Kennzeichen' hinterlegt ist, in die Feldumsetzung ' KFZ' übernommen. Das polizeiliche Kennzeichen wird dabei als 'Inhalt Umsetzfeld 1' und das Gerät als 'Umsetzung Gerät' übernommen.
Beispiel: Bei dem Gerät 'PKW 47' ist als 'Polizeiliches Kennzeichen' 'VER-AF 230' hinterlegt. Mit der Funktion 'Gerätestamm mit KFZ-Kennzeichen übernehmen' bzw. 'Gerät übernehmen' aus Feldumsetzungen KFZ wird für 'Inhalt Umsetzfeld 1' der Wert 'VER-AF 230' und als 'Umsetzung Gerät' der Wert 'PKW 47' übernommen.
Testen Übernahme
Mit der Funktion 'Testen Übernahme' wird geprüft, ob die Rechnungskopf und –zeilen fehlerfrei oder fehlerhaft sind. Fehlerhafte Sätze werden in der Übersicht 'Tankdaten Import' in den Feldern 'Fehler in Rechnungsköpfen' und 'Fehler in Rechnungszeilen' entsprechend gekennzeichnet. Bei fehlerhaften Sätzen im Rechnungskopf wird im Tankdaten Rechnungskopf (Rechnungen mit Einzelpositionen) der entsprechende Fehlertext angezeigt.
Beispiel: In den Feldumsetzungen ist keine Umsetzung für 'Kreditor' hinterlegt. In diesem Fall würde als Fehlertext 'Keine Kreditorennummer vorhanden' angezeigt werden. Bei fehlerhaften Sätzen in den Rechnungszeilen wird im Tankdaten Rechnungskopf (Rechnungen mit Einzelpositionen), in den Zeilen im Feld 'Fehlertext' der entsprechende Fehlertext angezeigt. Beispiel: In den Feldumsetzungen ist keine Umsetzung für 'KFZ' hinterlegt. In diesem Fall würde als Fehlertext 'Kfz konnte nicht in ein Gerät oder Kostenstelle umgesetzt werden' angezeigt werden.
Mögliche Fehlertexte
Keine Kreditorennummer vorhanden
Kein Belegdatum vorhanden
Kein Bruttobetrag vorhanden
Keine Kontonummer vorhanden
Nettobetrag fehlt
Kfz konnte nicht in ein Gerät oder Kostenstelle umgesetzt werden.
Um bestehende Fehler zu beheben, sind die fehlenden Feldumsetzungen zu definierten und anschließend die Funktion 'Ausführen' durchzuführen.
Fibu Buch.-Blatt/Rechnungseingangsbuch
Hierüber kann in das Fibu Buch.-Blatt bzw. in das Rechnungseingangsbuch verzweigt werden.
Ab Version 2026.1
Es gibt eine neue Tankschnittstelle 'Generisch'.
Aufruf: Buchhaltung, Import/Export, Übersicht Tankschnittstellen'. Hier findet sich das Objekt P5004507 TANKGENERIC.
Perspektivisch soll damit die Möglichkeit geschaffen werden, Tankdatenimporte selbstständig über ein Mapping einrichten zu können, um so unabhängig von fester Programmierung Daten importieren zu können.
Als erster Schritt wurde dazu eine Page erstellt, die aus einer Einrichtung gefüllt werden kann.
Zunächst ist die generische Schnittstelle für Logpay-Importe in den Formaten txt und csv möglich. Für die Zukunft sind Erweiterungen geplant.
Die Einrichtung für diese Schnittstelle findet sich unter:
Buchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Zu einzelnen Modulen, Tankkartenart Einrichtung
Hier kann je nach Bedarf 'LOGPAY CSV' oder 'LOGPAY TXT' eingerichtet werden, je nachdem, welches Importdateiformat zur Verfügung gestellt wird. Im Feld 'Tankkartenart' muss LOGPAY eingetragen werden.
'Mapping Schema Code' muss entweder mit LOGPAY für die Textdatei oder mit LOGPAYCSV für die CSV-Datei gefüllt werden. Über die Häkchen können die verschiedenen Aktionen für die Anzeige in der Page ausgewählt werden: Geräteaktionen, Kilometerstände übergeben, Druckaktionen, REBU Übergabe, Komprimierung. Diese Optionen sind aus den schon vorher vorhandenen anderen Tankschnittstellen übernommen und noch nicht umfänglich für diese Einrichtung verfügbar. Im Feld 'Dateicodierung' kann der verwendete Zeichensatz bestimmt werden. Für LOGPAY CSV-Dateien mit Umlauten ist hier ANSI zu wählen.
Über die Aktion 'Importarbeitsbereich öffnen' oder aus der Übersicht Tankschnittstellen, Tankschnittstelle Generisch kann der Arbeitsbereich geöffnet werden. Hier können dann wie bei den anderen Tankschnittstellen auch über Vorbereitungen, Feldumsetzungen definieren die Zuordnungen für die Dateninhalte getroffen werden.
Mögliche Umsetzungen gibt es hier für Warencode, Kreditor, KFZ, Ländercode, Mengeneinheit Artikel und REBU.
Besonderheit: Da bei den LOGPAY-Importdateien kein Warencode vorhanden ist, kann hier die Artikelbezeichnung hinterlegt werden, um eine Zuordnung zu Kostenart und Kontonummer zu treffen. Dazu im Feld 'Inhalt Umsetzfeld 1' einen beliebigen Eintrag (z.B. eine fortlaufende Nummer) hinterlegen und im Feld 'Artikelbezeichnung' den genauen Eintrag des Artikelnamens aus der Importdatei eintragen.
Wichtig: Es darf keine Zeile mit Warencode=blank vorhanden sein, sonst ist die Zuordnung der Konten nicht möglich.
Derzeit können nur LOGPAY-Dateien ohne Multi-Header importiert werden (d.h. eine Datei entspricht einer Einzelrechnung).