Personalstamm-Verwaltung

Eintritt und Austritt (Hinweise und Verarbeitung)

Was ist zu tun bei Eintritt oder Austritt?

Aus der Übersicht des Personalstamms kann eine Anzeige aufbereitet werden, in der diejenigen Personalnummern enthalten sind, die im Monat Eintritt, Austritt oder eine Abrechnung nach Austritt haben.

Aus dieser Anzeige können einige Sachverhalte bearbeitet werden:

Von der Personalakte über Ausstattungen bis zu Feiertagen.

Von der Arbeitsbescheinigung über die Lohnsteuer-Bescheinigung bis zum Urlaubsnachweis.

Dabei wird, wenn möglich, die Personalnummer bereits vorgefiltert; einige Verarbeitungen, zum Beispiel die Arbeitsbescheinigung, werden so vorbereitet, dass sie nur noch geprüft und abgeschlossen werden müssen.

/Stammdaten/Personalstamm, Eintritt Austritt.

Webclient:

Austritt – Spezialfälle und Besonderheiten

Lohnart bei Austritt

Im Austrittsmonat kann automatisch eine Lohnart auf die Abrechnung gebracht werden; zu dieser Lohnart können z.B. Folgelohnarten gebildet werden.

Die Lohnart hat die Funktion "9999 Automatische Lohnart, die im Abrechnungsmonat des Austritts gebildet wird". Wenn sie im Austrittsmonat abgerechnet werden soll, dann eine Lohnart mit dieser Funktion anlegen und bei der Lohnart die Abrechnungsarten, für die sie gilt, eintragen. Auch "Gültig ab" kann bei der Lohnart vermerkt werden. Die Lohnart kann mit der Bezugsart "Pseudolohnart" definiert werden. Die Lohnart nicht im Personalstamm eintragen und auch nicht berichten; sie wird automatisch gebildet.

Dann zu der Lohnart weitere Definitionen treffen, z.B. Folgelohnarten, die nötig sind.

/Stammdaten/Lohnarten.

Webclient:

Austritt und Wiedereintritt im Monat

Hinweis bei Austritt

Wenn bei bestimmten Personalnummern besondere Hinweise im Austrittsmonat kommen sollen, dann kann dies eingerichtet werden.

Dafür zuerst eine "Ausstattung" anlegen, bei dieser Ausstattung die Bedeutung austritt auswählen, das heißt: bei Austritt einen Hinweis ausgeben. Dann bei der Personalnummer diese Ausstattung eintragen.

Als Hinweistext gilt die Beschreibung.

Der Hinweis kommt: wenn Austritt erfasst wird, beim Prüfen im Austrittsmonat, bei der Abrechnung im Austrittsmonat. Die Eingabe der Ausstattung wird, wenn es eine mit der besonderen Bedeutung gibt, angeboten: wenn Eintritt erfasst wird, Schwerbehinderung angekreuzt wird, Darlehen angelegt wird.

/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Personalstamm, Ausstattung, dort zuerst die Übersicht auf Ausstattung, um den Eintrag anzulegen, der dann pro Personalnummer benutzt werden kann.

Webclient:

Arbeitszeit und Arbeitszeitgruppen

Vollzeit und Teilzeit

Arbeitszeitgruppe (AZG) und Arbeitszeitdefinition

Die Frage, ob Vollarbeitszeit überschritten oder unterschritten wird, ergibt sich aus dem Vergleich der "Arbeitsstd. mtl." laut Arbeitszeitdefinition und laut Arbeitszeitgruppe.

/Abteilungen/Baulohn/Stammdaten, Arbeitszeitdefinition und Arbeitszeitgruppe

Stammdaten, Arbeitszeit, Arbeitszeitdefinition und Arbeitszeitgruppen

Eintrag datumsabhängig bei der Arbeitszeitgruppe

Diese Werte können auch datumsabhängig bei der Arbeitszeitgruppe definiert werden.

Arbeitsstd. mtl. laut Arbeitszeitdefinition: wenn hier Stunden eingetragen werden, dann gelten diese anstelle "Arbeitsstd. mtl." laut der Arbeitszeitdefinition selbst. In diesem Fall "Wochenstd. gelten statt Arbeitszeitdef." ankreuzen.

Arbeitsstd. mtl. laut Arbeitszeitgruppe: wenn hier Stunden eingetragen werden, dann gelten diese anstelle "Arbeitsstd. mtl." laut der Arbeitszeitgruppe.

/Abteilungen/Baulohn/Stammdaten, Arbeitszeitgruppe, Arbeitszeitdefinition pro AZG

Webclient: Stammdaten, Arbeitszeit, Arbeitszeitgruppen

Vollzeit und Teilzeit

Beide Werte zusammenbetrachtet bestimmen, ob Vollzeit oder Teilzeit vorliegt.

Die Stunden laut Arbeitszeitdefinition, oder die bei der AZG geänderten Stunden zur Arbeitszeitdefinition, sind die Stunden von Vollzeit. Sobald die Stunden laut Arbeitszeitgruppe geringer sind, liegt Teilzeit vor.

Beispiel

Die Arbeitsstd. laut AZG werden in Lohnartendefinitionen benutzt, etwa bei der Ermittlung eines Faktors aus Gehaltsentgelten dividiert durch AZSTD.

Diese Stunden sollen aber im Sommer und Winter verschieden sein. Deshalb werden monatsabhängige Eintragungen bei der Arbeitszeitdefinition getroffen.

Damit in diesem Falle aber im Winter nicht Teilzeit gerechnet wird, kann hier gleichzeitig der Vollzeit-Vergleichswert der Arbeitszeitdefinition überschrieben werden.

Wöchentliche Arbeitsstunden

Die wöchentlichen Arbeitsstunden der Arbeitszeitdefinition werden bei diesen Verarbeitungen benötigt: Im Personalstamm, wenn der Tätigkeitsschlüssel mit Berufsstellung 8 und 9, Teilzeitbeschäftigte, geprüft wird.

Beim Lohnausgleich durch die Sozialkasse; dabei werden vollen Ausgleichsstunden von 7,5 pro Tag und 37,5 pro Woche für die Berechnung vermindert.

Bei der Schwerbehindertenausgleichsabgabe; Arbeitsplätze mit einer wöchentlichen Arbeitszeit unter 18 Stunden werden nicht mitgezählt.

Für Arbeitsbescheinigungen wird die wöchentliche Arbeitszeit vorgeschlagen, kann aber geändert werden.

/Abteilungen/ Baulohn/Stammdaten/Arbeitszeitdefinition und Arbeitszeitgruppe, dort Arbeitszeitdefinition pro AZG

Webclient: Stammdaten, Arbeitszeit, Arbeitszeitgruppen

Weiteres zu Arbeitszeit

Arbeitszeitgruppe, Kalender erstellen

Bei der Vorgabe eines Wochenschemas mit Stunden für die Arbeitszeitgruppe kann ein für eine Jahreszeit abweichendes Wochenschema, also z.B. für die Sommer-Arbeitszeit, vorgegeben werden; dieses wird bei der Erstellung des Kalenders berücksichtigt. Zum Jahreszeit-Wochenschema wird gleichzeitig ein Datumsfilter eingegeben.

Für den Bautarifvertrag zum Wechsel von Sommer- auf Winterarbeitszeit eingeben:

Das Wochenschema für die Winterarbeitszeit in der Spalte "Wochenschema". Das Wochenschema für die Sommerarbeitszeit in der Spalte "Jahreszeit-Wochenschema". 0104jj..3011jj in der Spalte "Jahreszeit-Datumsfilter", das ist der Zeitraum der Sommerarbeitszeit.

/Abteilungen/Baulohn/Stammdaten/Arbeitszeitgruppe

Webclient: Stammdaten, Arbeitszeit, Arbeitszeitgruppen

Arbeitszeitgruppe für 1 Monat

Wenn eine Arbeitszeitgruppe für einen Monat nötig ist, zum Beispiel, wenn mitten im Monat von Vollzeit auf Teilzeit gewechselt wird, dann gibt es eine Hilfe dazu:

Zuerst die Arbeitszeitgruppe anlegen. Dann über "Kalender für 1 Monat" diejenige Arbeitszeitgruppe angeben, deren Stunden vor dem Stichtag gelten sollen, den Stichtag dazu und die Arbeitszeitgruppe, deren Stunden ab dem Stichtag gelten sollen.

Es wird daraus ein Kalender für den Monat des Stichtags erstellt, mit den Stunden der Arbeitszeitgruppen. Wenn noch kein Wochenschema eingetragen ist, wird es erstellt.

Eine solche Arbeitszeitgruppe dient also nur für den Monat, in dem die Arbeitszeit gewechselt wird.

/Abteilungen/Baulohn/Stammdaten, Arbeitszeitgruppen, "Kalender für 1 Monat".

Webclient: Stammdaten, Arbeitszeit, Arbeitszeitgruppen, "Kalender für 1 Monat".

Arbeitszeitgruppe, Filtern auf einzelnes Datum im Arbeitszeitgruppen-Kalender

Um in allen Arbeitszeitgruppen auf einen bestimmten Tag zu filtern, wie folgt vorgehen:

Zunächst den neuen Filter in der Menüzeile: Tag in allen Arbeitszeitgruppen, auf einem bestimmten Tag ausführen. Anschließend kann der Systemfilter auf diese Arbeitszeitgruppe gelöst werden, damit man alle Arbeitszeitgruppen für diesen Tag im Zugriff hat.

Stammdaten, Arbeitszeit, Arbeitszeitgruppen: Tag in allen Arbeitszeitgruppen

Arbeitszeitgruppe, Gesperrt setzen

Eine Arbeitszeitgruppe kann als gesperrt gekennzeichnet werden. Die Übersichten dazu werden vorgefiltert auf solche Einträge, die nicht gesperrt sind.

/Stammdaten/Personalstamm, Beschäftigung: Übersicht auf Arbeitszeitgruppe

Webclient: Stammdaten, Arbeitszeit, Arbeitszeitgruppen

Arbeitszeitkonto

Siehe im Handbuch: BLO Arbeitszeitkonto

Ausstattungen und Kennzeichnungen

Qualifikationen von Mitarbeiter können im Personalstamm erfasst werden.

/Stammdaten/Qualifikationen.

Webclient:

Qualifikationen gliedern

Die Qualifikationen, die danach bei einzelnen Personalnummern eingetragen werden, können erfasst werden, indem in der Spalte "Qualifikation" die Übersicht aufgerufen wird. Hier werden die Stammdaten angelegt.

Die Qualifikationen sollen so erfasst werden, dass sie diejenigen Begriffe sind, nach denen später gesucht wird. Also nicht die Schule, den Kurs oder die Prüfung nennen, die absolviert wurde, sondern die Kenntnisse, die erworben wurden und benötigt werden. Details können später im Feld "Beschreibung" pro Personalnummer eingegeben werden.

Qualifikationen eingeben

Für die Personalnummer also die so angelegte Qualifikation eintragen, wenn sie zutrifft. Eine nähere Erläuterung kann im Feld Beschreibung eingetragen werden. Hierbei empfehlen wir, die Qualifikation selbst zu wiederholen und eine kurze Anmerkung dazu einzutragen, wenn nötig. Die Datumsfelder müssen nicht eingetragen werden. Das von-Datum kann nützlich sein, wenn hier auch schon Fähigkeiten eingetragen werden, die erst erworben werden und also in Zukunft zur Verfügung stehen. Dann den Prüfungstag oder ähnliches als von-Datum eintragen.

Das Ablaufdatum sagt, wann die bescheinigte Qualifikation nicht mehr gültig sein wird.

Einige weitere Felder wie die Institution der Ausbildung oder der Ausbildungsgrad können eingegeben werden. Für den Eintrag von Qualifikationen ist die Berechtigung zum Ändern der Daten der Personalnummer erforderlich.

Qualifikationen suchen

In der Übersicht der Qualifikationen kann die Personalnummer gewechselt werden, es kann die Personalnummer nach Name, oder auch nach Vorname, gesucht werden, es kann die Qualifikation vorgegeben und so bei allen Personalnummern gesucht werden.

In der Übersicht können auch neue Einträge zu Qualifikationen erstellt werden.

/Stammdaten/Qualifikationen, Bearbeiten.

Webclient:

Qualifikationen, Beschäftigung als

In der Übersicht der Qualifikationen kann eine Spalte "Beschäftigung als" eingeblendet werden, das ist die Berufsbezeichnung wie im Personalstamm im Register SV eingetragen.

/Stammdaten/Qualifikationen, Bearbeiten, dort ist die Spalte einblendbar.

Webclient:

Qualifikationen, Auswerten

Druck

Die Eingaben können gedruckt werden. Dabei kann auf die Qualifikation und auf die Personalnummer, den Abrechnungskreis, die Niederlassung gefiltert werden.

Anzeige

In einer Matrix-Anzeige werden links alle Personalnummern angezeigt, für die man berechtigt ist. Rechts werden die Qualifikationen angezeigt. Bei den Personalnummern, bei denen die entsprechende Qualifikation eingetragen ist, wird "Ja" angezeigt. Hierauf kann die Übersicht aufgerufen werden, die den Detail-Eintrag zeigt.

/Stammdaten/Qualifikationen, Bearbeiten, Drucken und Qualifikation Matrix.

Webclient:

Personalqualifikationen, nach Excel

Aus der Übersicht der Personalqualifikationen können die Daten nach Excel ausgegeben werden. Die Personalnummern werden als Zeilen, die Qualifikationen als Spalten ausgegeben; wahlweise auch umgekehrt. Die aktuellen Filter der Übersicht werden vorgeschlagen. Ein längerer Text zur Personalnummer, ähnlich wie in der Übersicht, kann ausgewählt werden. Für die Qualifikation wird X für qualifiziert oder A für abgelaufen oder nichts ausgegeben; wahlweise auch der Text, wie er bei der Personalnummer eingetragen wurde.

/Stammdaten/Qualifikationen, Bearbeiten, Ausgabe.

Webclient:

Personalqualifikationen, Matrix, Ausgabe

Wenn aus der Übersicht der Qualifikationen die Matrix angezeigt wird, links die Personalnummern, rechts die Qualifikationen, dann kann der Personalstamm dazu gefiltert werden. Hierzu über die Aktion "Personal filtern" die Filter eingeben. Bei der Ausgabe der Qualifikationen nach Excel kann ausgewählt werden: "Spaltenüberschrift mit Bezeichnung"; dann enthalten die Spaltenüberschriften der ersten Zeile nicht nur das Kürzel der Qualifikation, sondern auch die Bezeichnung dazu.

/Stammdaten/Qualifikationen, Bearbeiten, Qualifikation Matrix, Personal filtern und

/Stammdaten/Qualifikationen, Bearbeiten, Ausgabe, Spaltenüberschrift mit Bezeichnung.

Webclient:

Personalqualifikationen, Personalliste

Bei der Personalliste können die Qualifikationen in einer Spalte ausgegeben werden. Bei einer Definition zur Personalliste dieses auswählen:

• Tabelle: Personal,
• Wert: Ermittlung,
• Tabelle aus Personalstamm: Qualifikation,
• Feld aus Personalstamm: Qualifikation oder Beschreibung.

Zusätzlich können Spalten definiert werden mit:

• Qualifikation 2.Teil,
• Qualifikation 3.Teil, damit insgesamt mehr Qualifikationen ausgegeben werden können.

/Berichte/Personallisten, Definition und Ausgabe.

Webclient:

Weiteres zu Qualifikationen

Gruppe zur Qualifikation

Beim Stammdatum der Qualifikation kann eine Gruppe eingetragen werden. Das sind Gruppen, die für den Bereich der Qualifikationen angelegt werden können. Bei einem besonderen Bericht: dem Mitarbeiterausweis mit der (Report 5143304) werden die Qualifikationen nach Gruppe sortiert und sozusagen als Überschrift ausgegeben, z.B. "Unterweisungen:", "Lehrgänge und Fortbildungen:", bevor die Qualifikationen des Arbeitnehmers kommen, und auch wenn keine zur Gruppe vorhanden sind.

Einfügen aus Excel

Wenn Einträge zu Qualifikationen aus einem Excel-Dokument eingefügt werden sollen, dann empfehlen wir, zunächst ein Muster in Excel zu erstellen, indem eine aktuelle Anzeige nach Excel ausgegeben wird.

Wenn dann dieses Muster tatsächlich Daten enthält, die mit Strg-C in Excel und Strg-Shift-V in die Übersicht des Qualifikationen eingefügt werden sollen, dann ist es am besten, zunächst die Übersicht so zu filtern, dass sie leer ist. Dann einfügen.

Merkmale pro Kostenstelle

Wenn eine Ausstattung nicht für den einzelnen Arbeitnehmer ist, sondern für eine Gruppe von Arbeitnehmern, die außerdem die gleiche Kostenstelle haben, dann können bei den Qualifikationen, Ausstattungen und Merkmalen die Merkmale pro Kostenstelle aufgerufen werden. Dort können Einträge pro Kostenstelle erstellt werden.

/Stammdaten/Qualifikationen, Merkmale pro KSt.

Webclient:

Qualifikation, kopieren

Wenn eine Qualifikation für eine Personalnummer erfasst wurde, dann kann sie für weitere Personalnummern kopiert werden. Dazu kann der Personalstamm gefiltert werden. Dabei wird nicht weiter geprüft, ob ein solcher Eintrag für die Personalnummern, für die kopiert wird, bereits vorhanden ist; es wird kopiert, was aktuell eingegeben wurde.

/Stammdaten/Qualifikationen, Bearbeiten und

dort auf eine Zeile: Kopieren.

Webclient:

Führerscheine

Qualifikationen, Führerscheine

In der Personal-Karte kann bei den Daten zum Führerschein eine weitere Eingabe aufgerufen werden; dann wird die Übersicht der Qualifikationen angezeigt, die zur Erfassung von Führerscheindaten vorbereitet ist.

Bei den Qualifikationen gibt es ein Feld "Bedeutung". Nötig ist es, Qualifikationsschlüssel mit der Bedeutung "Führerschein" zu erstellen. Sind solche nicht vorhanden, wird angeboten, diese automatisch zu erstellen. Es werden Qualifikationsschlüssel mit dem Namen FklasseA, FklasseB bis D und L, M , T angelegt.

Die Übersicht der Qualifikationen des Arbeitnehmers enthält dann die Führerschein-Einträge. Wenn der Arbeitnehmer den Führerschein nicht besitzt, dann die Zeile löschen oder keine Beschreibung eintragen. Wenn er die Fahrerlaubnis hat, dann eine Beschreibung eintragen. Dieser Text kann z.B. einfach Ja sein oder auch Details zum Führerschein nennen.

/Stammdaten/Personalstamm, Führerschein, zu Führerscheinklasse.

Webclient:

Qualifikationen, Führerscheine, in Personallisten

Um Führerschein-Einträge in Personallisten auszugeben, eine Personallisten-Definition so erstellen:

• Tabelle: Personal.
• Wert: Ermittlung.
• Tabelle aus Personalstamm: Qualifikation.
• Feld aus Personalstamm: Beschreibung. "Filter auf Qualifikation, Ausstattung, Merkmal": den Qualifikationsschlüssel eingeben, z.B. FklasseA.

Für jede der vorhandenen und möglichen Führerschein-Qualifikationen eine solche Spalten-Definition anlegen. In der Spaltenüberschrift die Führerscheinklasse eintragen, die ausgewertet wird. Bei der Ausgabe der Personalliste enthält jede dieser Spalten den Text laut Qualifikation.

/Berichte/Personallisten, Definition und Ausgabe.

Webclient:

Report Settings

Auswahlen und Filter für Reports merken

Für einige Reports können die Auswahlen und die Filter, mit denen sie ausgeführt werden sollen, gemerkt und später wieder vorgegeben werden.

Bei den Reports aber, für die es gilt, wird beim Aufruf ein zusätzliches Register "Gespeicherte Einstellungen" angezeigt.

Was tun?

Auf "Gespeicherte Einstellungen, Standardwerte verwenden von" die Übersicht auswählen, dann "Erweitert" . Es werden die "Report Settings" angezeigt, das sind die Einrichtungen für diesen Report.

Mit Neu eine neue Einrichtung anlegen. Den Namen am besten so vergeben, dass er etwas über die Auswahlen und Filter aussagt. Mit Ok folgt die Eingabe der Auswahlen und der Filter. Diese kann später über Bearbeiten geändert werden. Wenn zum Beispiel auf Niederlassung gefiltert werden kann, dann einen Eintrag für diese und einen Eintrag für jene Niederlassungen erstellen.

In den Report kann dann übernommen werden, was definiert wurde; die Auswahlen und die Filter werden so eingestellt.

Berichte/Berichtsdaten.

Webclient:

Auswahlen und Filter für Reports, Details

Wenn Auswahlen und Filter für Reports gemerkt werden:

• Auswahlen und Filter werden über Neu und über Bearbeiten gesetzt; oder auch, kürzer, indem die Leertaste auf "Auswahlen und Filter" gedrückt wird.
• Nachträglich können die Definitionen eines Eintrags auch über "Liste bearbeiten" geändert werden.
• Für manche Berichte können nicht die Filter, sondern nur die Auswahlen gesetzt werden.

Für alle auswählbar heißt, der Benutzer wird leergelassen; dadurch wird der Eintrag für alle sichtbar. Mandant heißt, der Eintrag wird in diesem Mandanten in der Übersicht angezeigt; den Mandanten aber nicht leerlassen; vielmehr denjenigen Mandanten eintragen, für den der Eintrag gedacht ist. Wenn der Name oder wenn eine der anderen Definitionen geändert wird, dann wird gefragt, ob der Datensatz umbenannt werden soll: das kann mit Ja beantwortet werden.

Berichtseingang (Report Inbox)

Berichte, die länger dauern, können in eine Warteschlange gestellt werden. Beachten Sie dazu auch das Handbuch: Aufgabenwarteschlange.

Dort werden sie ausgeführt, einer nach dem anderen, während weitergearbeitet werden kann. Wenn der Report ausgeführt werden soll, dafür die Auswahl "Plan" treffen. Als "Art der Ausgabe": PDF auswählen; und es kann die Beschreibung mitgegeben werden, die der Job in der Warteschlange haben soll.

Wir empfehlen, als Art der Ausgabe immer PDF zu wählen. Die Vorgaben zur Planung in der Zeit müssen nicht getroffen werden: das wären, wann die Verarbeitung beginnen soll, also die "Nächste Ausführung", und ab welchem Zeitpunkt gar nicht mehr ausgeführt werden soll, also "Ablauf".

Wenn angezeigt wird "Eine Jobwarteschlange für Reports ist nicht gestartet", dann über die Auswahl "Warteschlange: starten" gehen und dort starten; oder dem Systemverantwortlichen Bescheid sagen.

Der Report bleibt in der Warteschlange, bis er ausgeführt wird und auch während er ausgeführt wird. Wenn ein Fehler auftritt, während der Report verarbeitet wird, werden die Fehlermeldungen dazu in den "Benachrichtigungen" im Rollencenter angezeigt. Ist der Report beendet, dann taucht er in der Report Inbox auf. Die Report Inbox kann im Rollencenter eingeblendet werden. Oder sie kann in die Toolbar eingetragen werden: Page 680 Report Inbox.

In der Report Inbox wird über "Ausgeben" angezeigt oder gespeichert, was das Ergebnis des Reports ist. Diese Ausgaben bleiben in der Inbox, bis sie gelöscht werden. Die Ausgabe des Reports als PDF kann also angezeigt oder gespeichert werden.

Berichtseingang, (Report Inbox) Vorbereitungen

Eine Jobwarteschlange erstellen.

Warum? Berichte, die eine Druckausgabe erstellen, die zu groß ist, um direkt ausgegeben zu werden, können stattdessen aus einer Warteschlange im Hintergrund ausgeführt werden.

Dabei "Automatisch vom NAS Server starten" nicht ankreuzen, sondern bei "Auf diesem NAS Rechner starten" und "Auf dieser NAS Instanz starten" aus der Übersicht jeweils eine Auswahl treffen; oder gar keine Auswahl treffen, das ist auch möglich.

Dann die Jobwarteschlange starten; sie bleibt gestartet, auch nachdem der Benutzer sich abgemeldet hat. Wenn der Server beendet wird, dann wird auch die Jobwarteschlange angehalten. Danach die Jobwarteschlange wieder starten. Es wird dadurch eine Session der Clientart "Hintergrund" gestartet. Eine Jobwarteschlange gilt pro Mandant; also eine Jobwarteschlange in jedem Mandanten erstellen, in dem das nötig ist. "Kategorien" sind interne Steuerungen und brauchen nicht gesetzt zu werden.

Bei den Einträgen, die dann in die Warteschlange gelangen, brauchen die Vorgaben, die sich auf die Zeit beziehen, nicht getroffen zu werden; das wären Nächste Ausführung, Ablauf, Wiederholen an Wochentagen. Einträge gelangen in die Warteschlange, wenn beim Aufruf eines Reports die Auswahl "Plan" getroffen wird.

Berichte, die besondere Ausgaben erstellen, also etwa mailen, nach Excel ausgeben, archivieren, Dateien einlesen oder ausgeben sollen nicht in die Warteschlange gestellt werden. Ebenso nicht Berichte, die nicht im Standard, sondern besondere Anpassungen sind. Für einige Berichte ist die "Plan"-Auswahl nicht verfügbar. Bei den Reports soll als Art der Ausgabe: PDF getroffen werden.

/Abteilungen/Verwaltung/IT-Verwaltung/Jobwarteschlangen.

Webclient: - Hinweis: Aufgabenwarteschlangen sind anders in 2022 -

Berichtseingang, Report aus der Inbox speichern

Die Ausgaben, die in der Report Inbox gesammelt sind, können gespeichert werden. Dabei können mehrere Ausgaben mit einer Aktion gespeichert werden; dazu die Einträge mit dem Cursor blau markieren (Strg-Maus). Dann wird nach dem Verzeichnis gefragt und die Ausgaben werden gespeichert.

Rollencenter, Startseite, Report Inbox, Speichern und

/Berichte/Berichte drucken, Report Inbox, Speichern.

Webclient: Berichtseingang, Report aus der Inbox speichern

Berichtseingang, abspeichern mehrerer Berichte gleichzeitig

Wenn mehrere Berichte über <weitere auswählen> zunächst markiert werden und anschließend <datei herunterladen> ausgeführt wird, dann werden diese im Downloadverzeichnis des Browsers in einen Archiv (zip.-Datei) gesammelt abgelegt.

Rollencenter, Berichtseingang, <weitere auswählen>, <datei herunterladen>

Berichtseingang, Berichte pro Niederlassung ausführen

Wenn ein Bericht pro Niederlassung ausgeführt werden soll, dann kann in der Übersicht der Berichte dieses ausgewählt werden:

Im Register Bericht die Aktion "Pro #NL" ausführen. Dabei auf Niederlassung diese drei Zeichen als Filter eingeben: #NL.

Die Kennung #NL kann auch um einen einfachen Filter ergänzt werden, zum Beispiel #NLACHIM*. Und Ok drücken.

Dann werden mehrere Berichte in die Jobwarteschlange gestellt: ein Bericht für jede Niederlassung. Für Niederlassungen ohne Daten wird auch eine Ausgabe erstellt.

In der Bezeichnung zu den Ausgaben ist der Name der Niederlassung vermerkt. Die Ausgaben sind dann in der Report Inbox.

/Berichte/Berichte drucken, Register Bericht: Pro #NL.

Webclient: /Berichte/Berichte drucken, Ausführen, Pro #...

Berichte in der Jobwarteschlange planen

Wenn ein Bericht nicht nur einmal, sondern immer wieder ausgeführt werden soll, dann kann dafür ein Eintrag in der Jobwarteschlange erstellt werden; das ist direkt aus der Übersicht der Berichte möglich.

In der Übersicht der Berichte im Register Bericht: Plan... ausführen. Es werden zunächst die Eingaben und Filter zum Report angeboten. Hier eingeben, was gewünscht ist, und Ok drücken.

Dadurch wird automatisch ein Eintrag in der Jobwarteschlange erstellt, der wiederholt ausgeführt werden kann. Der Eintrag ist zunächst "angehalten". Als Zeitpunkt ist der aktuelle Wochentag mit der aktuellen Uhrzeit vermerkt. Die Übersicht der Einträge wird angezeigt.

Über Bearbeiten können dann die Wochentage und die Uhrzeit festgelegt werden, zu denen der Report tatsächlich ausgeführt werden soll. Auch die Bezeichnung kann geändert werden. Sollte es nötig sein, die Vorgaben und Filter noch einmal zu ändern, dann "Report Auswahlen" ausführen.

• Über "Starten" wird der Bericht sofort ausgeführt (auch wenn eine andere Zeit vorgegeben ist).
• Über "Status auf: bereit setzen" wird er aktiviert für den Zeitpunkt, der geplant ist.

Der Eintrag in der Warteschlange bleibt bestehen, wenn die Ausgabe zu Ende ist. Wenn der Bericht nur gelegentlich ausgeführt werden soll, dann den Eintrag "anhalten", nachdem er ausgeführt wurde, und bei Bedarf starten.

Die Ausgabe ist in der Report Inbox.

/Berichte/Berichte drucken: Plan.

Webclient: /Berichte/Berichte drucken, Ausführen, Plan...

Monat

Monat abgeschlossen, Monat öffnen

Baulohn, Monat ist abgeschlossen

Der Monat ist abgeschlossen, wenn unter Baulohn, Abrechnung, in der Spalte "Abgeschlossen" ein Häkchen gesetzt ist. Ferner kann es wie folgt überprüft werden:

/Stammdaten/Lohnarten, Bearbeiten, Historie: es müssen Lohnarten-Historien für den Monat vorhanden sein.

Unter /Abteilungen/Baulohn/Periodische Aktivitäten, Protokoll: ist für den Abrechnungsmonat ein Eintrag mit dem Text: "Sperre: Abrechnung ist abgeschlossen".

Die Protokoll-Anzeige ist auf den aktuellen Monat vorgefiltert, also zuvor diesen Filter lösen.

Unter /Abteilungen/Baulohn/Lohnkonto, Lohnkonto Abrechnungsjahr: werden für die abgerechneten Personalnummern die Monatswerte angezeigt, ohne dass sie über das Taschenrechner-Symbol neu ermittelt werden müssen.

Webclient:

Sonderfall, Monat öffnen

Falls es erforderlich sein sollte, dass der Monat wieder geöffnet werden muss, und sei es, um ihn erneut abzuschließen, dann so vorgehen:

/Abrechnung/Abrechnungen, Monat, Ausführen, hier Filter aufrufen: den Filter auf das Feld "Ausführen" auf leer setzen. Danach ist in der Übersicht eine Zeile "Monat öffnen".

Danach kann der Monat erneut abgeschlossen werden.

Webclient:

Rückrechnung

Rückrechnung löschen

Rückrechnungen, löschen, Abfrage

Wenn Rückrechnungen, die vorbereitet wurden, gelöscht werden sollen, dann muss dies zusätzlich bestätigt werden. Wenn eine Rückrechnung zum Beispiel daher rührt, dass sich Beitragssätze geändert haben, wenn sie also wegen den Beiträgen zur Sozialversicherung ausgeführt werden muss, dann wird noch einmal gefragt.

Solche Rückrechnungen sind an der Spalte "Herkunft" zu erkennen, dort steht dann im Beispiel "KKBeitragssatz", im Unterschied zu "Berichtsdaten", das wären Rückrechnungen, die sich ergeben, weil das Entgelt anders abgerechnet wird.

/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Ergebnis auf "Rückrechnung vorbereiten".

Webclient:

Rückrechnungen löschen

Unter Abrechnung, Monat auswählen, Abrechnung, Zeile Rückrechnung vorbereiten, Ergebnis: Hier können alle Rückrechnungen, die in diesem Abrechnungsmonat ausgeführt werden, gesehen werden. Rechts in der Spalte "Herkunft" ist der Grund genannt, weshalb diese Rückrechnung vorgemerkt ist.

Rückrechnungen, die nicht gewünscht sind, können in dieser Übersicht gelöscht werden. Nach dem Löschen sind die Rückrechnungs-Abrechnungen nicht mehr vorhanden.

Rückrechnungen vormerken

Automatisch zur Rückrechnung vormerken

Eine Rückrechnung wird automatisch vorgemerkt, wenn die Sozialversicherungswerte, die Beitragssätze, die Umlagesätze oder die SV-Pflicht bei einer Lohnart geändert werden.

Dies für alle Mandanten, in denen Baulohn abgerechnet wird.

Weitere automatische Vormerkungen zur Rückrechnung

/Stammdaten/Krankenkassen, Beiträge, Vormerkungen zur Rückrechnung und

U1/U2-Umlagen, Vormerkungen zur Rückrechnung und

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Sozialversicherungswerte, Vormerkungen zur Rückrechnung und

/Stammdaten/Lohnarten, Bearbeiten, Funktion, Vormerkungen zur Rückrechnung.

Webclient:

Nicht abgerechnet Mitarbeiter, vormerken

Beim Vormerken für Rückrechnungen "Auch nicht abgerechnete vormerken" anzukreuzen bedeutet, wenn außerdem ein Personalnummernfilter vorgegeben wird, dass für die Personalnummern im Filter eine Historie für den Rückrechnungs-Monat erstellt wird, wenn nicht vorhanden, damit zurückgerechnet werden kann.

Dies betrifft also Personalnummern ohne Abrechnung im Rückrechnungs-Monat, auch z.B. Personalnummern mit Austritt oder Mitarbeiter mit einem früheren Monat als der aktuelle Abrechnungsmonat.

/Vor der Abrechnung/Rückrechnungen berichten, Bearbeiten, Für Rückrechnung vormerken.

Webclient:

Rückrechnung vormerken und vorbereiten

Wenn Rückrechnungen vorgemerkt werden, dann werden diese Rückrechnungen bereits so vorbereitet, dass sie nur noch ausgeführt werden müssen.

• Vormerken heißt: der Abrechnungsmonat, in dem die Rückrechnung ausgeführt werden soll, wird vom Programm in die Historie des Personalstamms eingetragen.
• Vorbereiten heißt: es werden alle Monate, auf die zurückgerechnet werden müssen, pro Personalnummer ermittelt.
• Ausführen heißt dann: die Belegmonate werden neu abgerechnet, die Differenzen zur letzten Abrechnung auf den Monat ergeben jeweils die Rückrechnung.

/Vor der Abrechnung/Rückrechnungen vorgemerkt, Für Rückrechnung vormerken.

Webclient:

Rückrechnung vorbereiten, Rückrechnungstiefe

Wenn "Rückrechnung vorbereiten" ausgeführt wird, dann werden am Ende die Personalnummern und Monate genannt, für die eine Rückrechnung vorgemerkt ist, bei denen aber der Monat vor der Rückrechnungstiefe laut der Einrichtung liegt, so dass eine Rückrechnung nicht vorbereitet und nicht ausgeführt wird.

/Vor der Abrechnung/Rückrechnungen ausführen, Rückrechnung vorbereiten.

/Abteilungen/Einrichtung/Baulohn Einrichtung, Register Abrechnung.

Webclient:

Weiteres zu Rückrechnungen

Rückrechnung, Berichtsdaten

Wenn viele Berichtsdaten für Rückrechnungen erfasst werden müssen, kann auch die Wochenerfassung benutzt werden. Dabei die Vorgabe des Erfassungsmonats belassen, das ist der aktuelle Monat, und jeweils die Kalenderwoche des Monats eintragen, auf den zurückgerechnet wird.

Wenn fürs Vorjahr berichtet werden soll, dann über die Aktionen: Funktion, "Einträge für bestimmten Monat" ausführen. Dann werden Zeilen zur Eingabe vorbereitet.

/Vor der Abrechnung/Rückrechnungen berichten, Erfassung Woche oder

/Vor der Abrechnung/Rückrechnungen berichten, Bearbeiten, Erfassung Woche.

Webclient:

Rückrechnung, Faktor einer Lohnart wird nicht neu ermittelt?

Als Beispiel: eine Lohnart Anfahrt bezieht ihren Faktor aus dem Stundenlohn; der Stundensatz hat sich geändert; eine Rückrechnung ändert zwar den Satz beim Produktivlohn, aber nicht bei der Lohnart Anfahrt. Was prüfen?

Hat die Lohnart in der Lohnarten-Karte als "Faktoreingabe Berichtsdaten: Menge und Betrag" eingetragen? Dann wird bei der Rückrechnung davon ausgegangen, dass kein Faktor ermittelt werden muss. "Faktoreingabe Berichtsdaten" auf "Menge" ändern.

Druck Rückrechnung, Lohnarten ohne Betrag

Beim Druck der Rückrechnung werden Lohnarten, die keine Differenz zur Abrechnung ergeben, nicht gedruckt. Wenn dennoch eine Lohnart, die z.B. Stunden ausweisen soll, auch ohne Betrag gedruckt werden soll, dann so vorgehen:

Die Lohnart kann für die Personalnummer in der Übersicht der abgerechneten Lohnarten zum Drucken vorgemerkt werden. Hinweis: Diese Vormerkung kann jedoch nicht mehr zurückgenommen werden.

/Vor der Abrechnung/Rückrechnungen ausführen, Ergebnis auf "Rückrechnung ausführen", dort Lohnkonto Lohnart, Zum Drucken auf der Abrg. vormerken.

Webclient:

Druck Rückrechnung, plus, minus

Wenn eine Rückrechnung ausgeführt wird, dann wird am Ende geprüft, ob Lohnarten,

Überweisungslohnarten, auf der Rückrechnung enthalten sind, die plus und minus in der gleichen Höhe ausgegeben werden sollen; in diesem Fall werden die beiden Zeilen einer solchen Lohnart auf "Drucken: Nein" gesetzt, so dass sie beim Druck nicht ausgegeben werden.

/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Ergebnis auf Rückrechnung ausführen, Lohnkonto Lohnart, Spalte Drucken.

Webclient:

Druck Abrechnung nach Rückrechnung, Probedruck

Wenn eine Abrechnung eines früheren Monats neu gedruckt wird, stellt sich die Frage, ob dieser Druck als nachträglicher Druck gekennzeichnet werden soll, weil der eigentliche Belegdruck bereits erfolgt ist. In der Baulohn-Einrichtung kann festgelegt werden, dass auf einer Abrechnung, die erneut gedruckt wird, nachdem bereits eine Rückrechnung für die Personalnummer auf diesen Monat ausgeführt wurde, statt "Gilt als Verdienstnachweis" oben links "Probedruck" ausgegeben wird.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Register Druck.

Webclient:

Rückrechnung, Kostenstelle umbuchen

Wenn eine falsche Kostenstelle berichtet wurde und zurückgerechnet werden soll, was tun? Mit der Personalnummer, der Lohnart und der alten KSt im Minus erfassen und mit der neuen KSt im Plus: Im Rückrechnungs-Buchungsblatt.

/Vor der Abrechnung/Rückrechnungen berichten.

Webclient:

Rückrechnung, wenn Vorträge

Wenn ein Lohnkonto-Vortrag vorhanden ist, kann für die Personalnummer auf diesen Monat nicht zurückgerechnet werden.

/Abteilungen/Baulohn/Vorträge, Lohnkonto.

Webclient:

Rückrechnung, Ergebnis-Anzeige

In der ersten Ergebnis-Anzeige zu Rückrechnungen werden diejenigen Daten angezeigt, die abgeleitet sind.

Abgeleitet heißt: sie ergeben sich aus Definitionen, also aus den Lohnarten im Personalstamm oder als Folgelohnarten bei Lohnarten oder aus automatischen Verarbeitungen. Dieses wird alles neu ausgeführt. Nicht abgeleitet sind die Berichtsdaten, die ursprünglich abgerechnet wurden; diese bleiben und werden in diesem Ergebnis auch nicht angezeigt. (Das bedeutet übrigens, dass diese Berichtsdaten für Rückrechnungen nicht mehr im Berichtsdatenblatt sein müssen). Denn als berichtete Daten werden zusätzlich nur diejenigen abgerechnet und hier angezeigt, die extra für die Rückrechnung erfasst wurden.

Rückrechnung, wenn keine Kontierung im Monat

Wenn eine Rückrechnung ausgeführt wird, aber im Monat, auf den zurückgerechnet wird, die Kontierung noch nicht ausgeführt wurde, dann wird für die Personalnummer, für die das so ist, eine Fehlermeldung ausgegeben; die Rückrechnung wird aber fortgesetzt.

/Vor der Abrechnung/Rückrechnungen ausführen.

Webclient:

Musterlohnarten

Import von Musterlohnarten

Haftungsausschluss

Soweit die von NEVARIS gelieferte Software Datensammlungen enthält, insbesondere Preise, Messwerte sowie Größen- und Mengenangaben, sind dieses Daten, für die kein Anspruch auf Richtig- und/oder Vollständigkeit besteht. Fehlerhafte Daten stellen daher keinen Mangel dar und berechtigen nicht zur Mängelbeseitigung.

Vor einer Nutzung sind diese Daten auf Richtigkeit zu prüfen. Für Rückfragen steht Ihnen gerne der Support (support.lohn@nevaris.com) zur Verfügung.

Allgemein

Diese Beschreibung ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Import von Musterlohnarten in NEVARIS Finance BLO.

Vorgehensweise Import

Nach dem Download der ZIP-Datei öffnen Sie diese bitte und extrahieren Sie die darin enthaltene txt-Datei. Wechseln Sie anschließend zu NEVARIS Finance, um die Datei zu importieren.

1. Eine beliebige Lohnart aufrufen.

Personalbuchhaltung: Stammdaten, Lohnarten, Bearbeiten.

2. Anschließend Nacharbeiten, Musterlohnarten

Sollten in der folgenden Übersicht schon Lohnarten stehen, so ist das unerheblich, diese können aber auch gelöscht werden.

3. Um den Importpfad, in den Sie die Zip-Datei extrahiert haben, auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor: Ausführen, Import und OK, Wählen: Sie wählen hier die in der extrahierten ZIP-Datei enthaltene txt-Datei aus.

4. Nach dem Import werden die Lohnarten in der Übersicht angezeigt. Wenn eine Lohnart (KEY) bereits vorhanden ist in Lohnarten, wird dies in der Spalte Lohnart im Stamm vorhanden mit Ja oder Nein angezeigt.

Sofern die Lohnart mit Ja als bereits vorhanden im Lohnartenstamm angezeigt wird, haben Sie in der Spalte Kopieren in Lohnart die Möglichkeit, eine freie Lohnart (KEY) dort einzugeben (nicht über den Lookup auswählen).

Die Lohnart wird dann entsprechend mit dieser Lohnart (KEY) beim Importieren angelegt. Bitte vergewissern Sie sich, dass die Lohnart, die Sie dort bei Kopieren in Lohnart eintragen, nicht in Ihrem Stamm vorhanden ist.

5. Die Lohnarten, die Sie übernehmen möchten, müssen Sie zunächst in der Übersicht markieren. Es werden nur so markierte Lohnarten übernommen. Markieren Sie nur Lohnarten, bei denen Sie sich sicher sind.

Dazu nutzen Sie bitte Auswählen, Markieren.

6. Lohnarten werden wie folgt dann in Ihren Lohnartenstamm in NEVARIS übernommen: Auswählen, Markierte Lohnarten übernehmen.

Sie können die Lohnarten auch nach dem Import passend zu Ihrem Nummernkreis abändern und auch die Bezeichnung anpassen.

Vorjahr

Vorjahr, Zuflussprinzip Steuer

Wer Lohn oder Gehalt bekommt, der muss Steuern zahlen. Wie hoch die Steuern sind, hängt von der Höhe des Lohns ab. Manchmal kommt es zusätzlich noch darauf an, zu welchem Termin eine Überweisung auf dem Konto eingeht = Zufluss!

Für die Einkommensteuer ist es wichtig, wann genau das Geld angekommen ist, das versteuert werden soll. Denn die Steuer wird immer für einen ganz bestimmten Zeitraum berechnet. Bei der Einkommensteuer sind das die Einnahmen vom 1. Januar bis 31. Dezember eines Jahres. Geld, das auch nur einen Tag vorher oder nachher überwiesen wurde, zählt normalerweise nicht. Das nennt man das Zuflussprinzip.

Ein Beispiel für das Zuflussprinzip bei der Lohnsteuer:

Ein Bauarbeiter erhält von seinem Bau-Arbeitgeber eine Jahresprämie für 2019. Die Prämie wird in der Dezember-Gehaltsabrechnung aufgelistet. Ausbezahlt wird allerdings erst Ende Januar 2020. In diesem Fall muss Heike die Prämie 2020 versteuern, denn es zählt das Datum der Auszahlung und nicht das Datum der Abrechnung. Es ist also entscheidend, wann das Geld auf dem Konto eingeht, nicht, wann es auf dem Papier steht.

Ist es denn so wichtig, ob Geld ein paar Tage vorher oder nachher auf dem Konto ankam? Die Antwort: Manchmal schon. Das spielt beispielsweise dann eine Rolle, wenn bestimmte Freibeträge nicht überschritten werden sollen oder wenn man zu einer bestimmten Frist die Steuerklasse wechselt.

Keine Regel ohne Ausnahmen:

Für Einnahmen, die regelmäßig fließen, gilt ein Spielraum von zehn Tagen vor oder nach dem Stichtag. Zu diesen Einnahmen gehören beispielsweise Löhne, Gehälter, Mieten oder Zinsen. Wenn eine wiederkehrende Zahlung immer zum Monatsende fließt, die Dezember-Zahlung aber ausnahmsweise erst am 4. Januar des Folgejahres auf dem Konto ankommt, zählt dieses Geld dennoch zu den Jahreseinnahmen des Vorjahres – eben weil es sich um eine regelmäßig wiederkehrende Einnahme handelt, die normalerweise zum Monatsende ankommt.

Vorjahr, Entstehungsprinzip Sozialversicherung

Wer Lohn oder Gehalt bekommt, der muss in der Regel auch Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Wie hoch diese sind, hängt auch von der Höhe des Lohns ab. Manchmal kommt es zusätzlich noch darauf an, wann diese Entgeltanspruch entstanden ist = Entstehung!

Der Beitragsanspruch entsteht nach § 22 Abs. 1 SGB IV, wenn der Arbeitsentgeltanspruch entstanden ist. Das BSG hat das Entstehungsprinzip in mehreren Urteilen bestätigt. Danach sind die Beiträge zur Sozialversicherung auch für geschuldetes, bei Fälligkeit aber noch nicht gezahltes Arbeitsentgelt zu zahlen.

Keine Regel ohne Ausnahmen:

Das Entstehungsprinzip gilt nicht

• für Wertguthaben, das für Zeiten einer Freistellung von der Arbeitsleistung gebildet wird (z. B. Altersteilzeit im Blockmodell),
• seit 1. Januar 2003 für Einmalzahlungen und
• für Arbeitsentgelt, das aus Arbeitszeitguthaben abgeleiteten Entgeltguthaben errechnet wird (= flexible Arbeitszeitmodelle, die bei einer Vergütung auf Stundenlohnbasis eine verstetigte Lohnauszahlung vorsehen).

In diesen Fällen werden die Beiträge zur Sozialversicherung bei der Auszahlung des Arbeitsentgelts fällig.

Rückrechnung ins Vorjahr, Steuer

Wenn eine Rückrechnung ins Vorjahr ausgeführt werden soll, aber die Steuerberechnung dazu dem laufenden Jahr zugeordnet werden soll, dann so vorgehen:

Eine Lohnart anlegen mit der Funktion 9960. Die Lohnart mit Bezugsart Bruttolohnart, Gesamtbrutto Nein, steuerpfl. lfd. Bezug, Berechnungseinheit Betrag und BGen-pflichtig Betrag kennzeichnen. Weiter keine Einträge bei der Lohnart vornehmen.

Bei der Rückrechnung aufs Vorjahr wird mit Hilfe dieser Lohnart das Steuerbrutto lfd. Bezug auf 0 gebracht, also keine Steuer gerechnet. Bei der Abrechnung im Abrechnungsmonat wird mit Hilfe dieser Lohnart das Steuerbrutto erhöht oder vermindert.

/Stammdaten/Lohnarten.

Webclient:

Rückrechnung ins Vorjahr, Steuer auf lfd. Bezug als Einmalbezug

Wenn eine Rückrechnung ins Vorjahr ausgeführt wird und die Steuerberechnung dazu dem laufenden Jahr zugeordnet werden soll, und zwar als Einmalbezug, dann kann eine weitere Lohnart benutzt werden, die im laufenden Jahr den Steuer-Einmalbezug rechnet.

Die Lohnart mit der Funktion 9960 "Rückrechnung ins Vorjahr, Steuer" wird weiterhin benötigt, um das Steuerbrutto bei der Rückrechnung zu vermindern.

Zusätzlich eine Lohnart anlegen mit der Funktion 9961. Diese Lohnart mit Bezugsart Bruttolohnart, Gesamtbrutto Nein, steuerpfl. Einmalbezug, Berechnungseinheit Betrag und BGen-pflichtig Betrag kennzeichnen. Weiter keine Einträge bei der Lohnart vornehmen.

Bei der Rückrechnung aufs Vorjahr wird mit Hilfe der Lohnart mit der Funktion 9960 das Steuerbrutto lfd. Bezug auf 0 gebracht, also keine Steuer gerechnet. Bei der Abrechnung im Abrechnungsmonat wird mit Hilfe der Lohnart mit der Funktion 9961 das Einmalbezugs-Steuerbrutto erhöht oder vermindert.

/Stammdaten/Lohnarten, Steuerung.

Webclient:

Rückrechnung ins Vorjahr, Einmalbezüge und Steuer

Wenn eine Rückrechnung ins Vorjahr ausgeführt wird und dabei ein Einmalbezug gebildet wird, dann kann die Steuer auf diesen Einmalbezug wie bei laufendem Bezug in den aktuellen Abrechnungsmonat, also ins laufende Jahr übertragen werden.

Dies kann z.B. sein, wenn nachträglich Urlaub abgerechnet wird und dabei zusätzliches Urlaubsgeld gezahlt wird.

Dafür ist eine besondere Lohnart nötig mit der Funktion 9962 Rückrechnung ins Vorjahr Einmalbezug, Steuer. Das ist eine Lohnart, die nicht ins Gesamtbrutto fließt, keine Abzugslohnart ist, als Steuerpflicht Einmalbezug und keine SV-Pflicht hat, außer BGen-pflichtig Betrag. Mit dieser Lohnart wird bei der Rückrechnung das Steuerbrutto auf 0 gebracht.

Außerdem ist die Lohnart für die Abrechnung nötig, die bereits für den laufenden Bezug benutzt wird: die Lohnart mit der Funktion 9961 Nach Rückrechnung aufs Vorjahr Einmalbezug ins lfd. Jahr. Mit dieser Lohnart wird bei der Abrechnung das Steuerbrutto erhöht.

Aufruf: Baulohn, Lohnarten.

/Stammdaten/Lohnarten.

Webclient:

Funktionen der Lohnarten bei Rückrechnung ins Vorjahr

• Die Funktion <9961 Nach Rückrechnung aufs Vorjahr Einmalbezug ins lfd. Jahr> dient dazu, Rückrechnungen auf LAUFENDEN Bezug im aktuellen Monat als EINMALBEZUG abzurechnen.
• Wenn man das nicht will, dann diese Lohnart gar nicht anlegen oder bei ihr die Funktion 9961 entfernen.
• Nötig für die Abrechnung sind also folgende Funktionen:
• 9960 Rückrechnung ins Vorjahr (auf laufenden Bezug), Steuer;
• 9962 Rückrechnung ins Vorjahr (auf) Einmalbezug, Steuer.

Rückrechnung ins Vorjahr, Einmalbezüge, SV-Beiträge bis März

Wenn eine Rückrechnung ins Vorjahr ausgeführt werden soll, dann kann für einen Einmalbezug dieses ausgeführt werden:

Januar, Februar, März: Wenn der Einmalbezug sozialversicherungsrechtlich noch ins Vorjahr fließen kann, weil die Bemessungsgrenze nicht ausgeschöpft ist, dann kann er im Abrechnungsmonat selbst, also ohne Rückrechnung abgerechnet werden.

Hier greift die Märzklausel. Steuerrechtlich wird nach Zuflussprinzip im aktuellen Jahr / Monat versteuert.

Durchschnitt

Die Beträge, die in Durchschnittsfelder einfließen, können aus diesen Quellen stammen: berichtete Lohnarten, Lohnarten im Personalstamm, die mit Betrag abgerechnet werden, deren Folgelohnarten.

Durchschnitt, Stunden pro Tag

Wenn eine Lohnart mit einem Durchschnitt bewertet wird, und zwar mit Stunden pro Tag, also mit durchschnittlichen Stunden, dann wird dieser Durchschnitt bei der Lohnart als Menge abgerechnet. Der Faktor, wie er sich aus den Bewertungslohnarten ergibt, wird zum abgerechneten Faktor.

Dies, sofern die Lohnart eine Stundenlohnart ist. Bei Tageslohnarten bleibt die Verarbeitung, dass die Durchschnittsstunden mal Faktor den abgerechneten Faktor ergeben.

/Stammdaten/ Lohnarten.

Webclient:

Durchschnitt, Monatsstunden bei Stundenlohnarten

Bei der Festlegung, wie eine Lohnart in ein Durchschnittsfeld einfließen soll, kann auch für Stunden- Lohnarten die Auswahl "Menge ermitteln", das sind entweder die Sollstunden oder die monatlichen Stunden laut Arbeitszeitgruppe, getroffen werden; dann wird die Menge nicht addiert, sondern einmal für den Monat in den Durchschnitt gestellt.

Auf diese Weise kann ein Durchschnitt der abgerechneten Beträge geteilt durch Sollstunden ermittelt werden.

/Stammdaten/ Lohnarten, Register Berechnung.

Webclient:

Durchschnittsfelder, Stunden und Faktor

Eine Lohnart kann aus einem Durchschnitt so bewertet werden: die Summe der Stunden laut Durchschnitt als Menge und die Summe des Betrags geteilt durch die Summe der Stunden als Faktor; wenn z.B. als Zeitraum der aktuelle Abrechnungsmonat vorgegeben wird, werden mit der Lohnart die im Monat eingeflossenen Stunden abgerechnet.

Die berichtete Menge wird auf die Durchschnittsmenge geändert.

Falls kein Betrag in den Durchschnitt fließt, wird der Faktor aus den Bewertungslohnarten oder dem Bewertungsfaktor der abgerechneten Lohnart ermittelt.

Die Auswahl lautet "Stunden und Betrag/Stunden".

/Stammdaten/ Lohnarten, Register Bewertung, "Berechnung aus Durchschnittsfeld".

Webclient:

Durchschnittsfelder, Menge begrenzen

Bei der Definition eines Durchschnittsfelds kann bestimmt werden, dass pro Personalnummer maximal eine Menge, also eine Anzahl Stunden, einfließen darf; diese Grenze gilt für die gesamte Dauer, in der das Durchschnittsfeld gefüllt wird.

Um Akkord abzurechnen kann es günstig sein, die Menge so zu begrenzen, wenn z.B. mit vielen Durchschnittsfeldern als Akkord-Vorgabe gearbeitet wird. Hierfür kann die Auswahl "Stunden und Betrag/Stunden" bei der Bewertungsdefinition der Lohnart benutzt werden.

Abteilungen/Baulohn/Stammdaten/ Durchschnittsfelder: "Menge begrenzen auf".

Webclient:

Arbeitszeitkonto, mit Durchschnitt bewerten, oder nicht

Eine Lohnart kann mit dem Durchschnitt des Arbeitszeitkontos bewertet werden, indem bei der Bewertung der Lohnart <akkdschn abbau= anspar- ausgleichskonto mit durchschnittslohnsatz> eingetragen wird.

Wenn dies für einzelne Personalnummern nicht gewünscht ist, dann kann die Lohnart, die so bewertet wird, im Personalstamm eingetragen werden, mit Faktor. Dann gilt dieser Faktor. Gültig ab und Bis Datum können im Personalstamm gesetzt werden.

/Stammdaten/Lohnarten und

/Stammdaten/Personalstamm, Register Lohn/Gehalt.

Durchschnitte, Hinweise zum Druck

Der Faktor eines Durchschnitts kann auf der Abrechnung gedruckt werden, im Monatswerte-Abschnitt, wenn dies so eingerichtet ist.

Am Beispiel des "Durchschnitt Sonstiges":

Gedruckt wird der Faktor einer Lohnart, und zwar der abgerechnete Faktor oder, wenn kein Faktor laut Abrechnung, die Bewertung der Lohnart.

Die Lohnart ist entweder die Lohnart, die unter Baulohn, Stammdaten, Durchschnittsfelder, als "Lohnart mit Abrg-Definition" eingetragen ist, die Spalte ist einblendbar, oder die erste Lohnart, die aktuell für die Abrechnungsart der Personalnummer mit dem Durchschnitt definiert ist.

Der "Durchschnitt Sonstiges" ist mit der Bedeutung "Sonstiges" versehen; wenn dies bei mehreren Durchschnittsfeldern so ist, gilt der erste, für den ein Faktor ermittelt werden kann.

Der Druck kann in der Baulohn-Einrichtung, Register Druck, auf eine andere Ermittlung geändert werden.

/Abteilungen/Baulohn/Stammdaten, Durchschnittsfelder und

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung.

Webclient:

Scheck

Schecknummer

Finanzbuchhaltung, Banken, Bankkonten, Register Buchen: Letzte Schecknummer.

/Abteilungen/Finanzbuchhaltung/Stammdaten, Bankkonten, Bearbeiten, Letzte Schecknummer.

Webclient:

Anschrift der Krankenkasse

Wenn bei der Geschäftsstelle ein "Empfänger" eingetragen wird, dann wird dieser als erste Zeile der Anschrift gedruckt. Danach folgen Zeilen mit den Feldern Name und Adresse laut Geschäftsstellenadresse. (Nach Änderung die Zahlungen neu ausführen).

/Stammdaten/Krankenkassen, Bearbeiten, Geschäftsstelle, Bankverbindung.

Webclient:

Anschrift beim Finanzamt

Wenn beim Finanzamt ein "Empfänger" eingetragen wird, dann wird dieser als erste Zeile der Anschrift gedruckt. Wenn nicht, dann in eine Zeile zusammengefügt die beiden ersten Zeilen laut Adressen-Karte des Finanzamts. Danach folgen: Zweite Zeile: Name laut Adresse des Finanzamts. Dritte Zeile: "Adresse" laut Adresse, das ist die zweite Zeile in der Adressen-Karte. Vierte Zeile: die Straße laut Adressen-Karte.

Schecks drucken

Wenn Schecks gedruckt werden: Beim Druckaufruf kann ausgewählt werden, ob das Währungszeichen gedruckt werden soll, was nicht nötig ist, wenn es schon auf dem Vordruck enthalten ist.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Zahlungsdefinition, "Scheck erstellen" sowie hier die OCR-Vorgaben unten beim Bankkonto und

/Abteilungen/Finanzbuchhaltung/Stammdaten, Bankkonten, Bearbeiten, Letzte Schecknummer.

Webclient:

Lohnausgleich

Lohnausgleich im Dezember und Januar

Ab 01.06 gibt es im Bauhauptgewerbe laut Tarifvertrag keinen Lohnausgleich mehr. Mit der Einführung des Saison-Kurzarbeitergeldes ist der Lohnausgleich entfallen.

Überzahlung

Überzahlung, Personal-Abrechnung

• Überzahlung lfd. Monat, Funktion 9950. Die Lohnart Überzahlung lfd. Monat wird gebildet, wenn auf der laufenden Abrechnung mehr Abzüge als Bezüge sind.
• Überzahlung Vormonate, Funktion 9951. Die Lohnart Überzahlung Vormonate überträgt Überzahlungen aus den Monaten davor in den aktuellen Abrechnungsmonat.

Überzahlung, lfd. Monat, Einrichtung der Lohnart

• Bezugsart Nettolohnart,
• Funktion 9950,
• Berechnungseinheit Betrag,
• Soll/Haben: Soll,
• Übergabe an Fibu: Betrag,
• Kontierung für Soll-Sachkonto eintragen.

Diese Lohnart wird positiv auf die Abrechnung gebracht, damit sich, zusammen mit der negativen Abrechnung, als Auszahlungsbetrag 0 Euro ergibt.

Überzahlung, Vormonate, Einrichtung der Lohnart

• Bezugsatz Nettolohnart,
• Funktion 9951,
• Abzugslohnart Ja,
• Berechnungseinheit Betrag,
• Soll/Haben: Haben,
• Übergabe an Fibu: Betrag,
• Kontierung für Haben-Sachkonto eintragen.

Diese Lohnart wird negativ auf die Abrechnung gebracht, weil dieser Betrag noch wegen früherer Überzahlung aussteht.

/Stammdaten/Lohnarten.

Webclient:

Überzahlung, Überzahlungs-Liste

Auf der Überzahlungs- und Barzahlungs-Liste werden die Barzahlungen gedruckt, die Überzahlungen des Monats, die aufgelösten Überzahlungen der Vormonate und auch Krankenkassen mit negativem Gesamtbeitrag im Monat gedruckt.

Bei den Krankenkassen sind das nicht negative Differenzen zur Vormonats-Schätzung der Beiträge; sondern in der Summe negative Beiträge. Dies kann z.B. so sein, wenn in einer Krankenkasse nur eine Personalnummer gemeldet war und dies per Rückrechnung rückgängig gemacht wird, so dass sich ein negativer Gesamtbeitrag ergibt.

/Berichte/Berichte drucken, <blobar barauszahlung und Überzahlung>.

Webclient:

Überzahlung, Krankenkassenschätzung

Überzahlungen von Krankenkassen werden nicht in den nächsten Beitragsmonat übertragen, sondern diese werden mit dem negativen Beitragsnachweis bzw. einem Beitragsnachweis, der ein Guthaben des Arbeitgebers ausweist, der Krankenkasse mitgeteilt und müssen von dieser jeweils erstattet werden.

/Vor der Abrechnung, Beitragsnachweise drucken <zahkkstd>, Drucken: Drucken oder Versorgungsbezüge: Drucken und

/Vor der Abrechnung, Beitragsnachweise melden .

Webclient:

Verzinsung

Zur Verzinsung Guthaben auf Arbeitszeitkonten siehe im Handbuch: BLO Arbeitszeitkonto

Verzinsung, Beträge mit Lohnarten verzinsen

Verzinsung rechnen

Wenn auf die Beträge von Lohnarten, die abgerechnet wurden, jährlich eine Verzinsung gerechnet werden soll, dann kann das eingerichtet werden:

Eine Lohnart anlegen, mit der die Verzinsung ausgeführt wird. Diese Lohnart erhält die Funktion <1519 Verzinsung. Zeitraum jährlich: Gültig ab; Basis: die Bewertungslohnarten>.

• Ab wann wird die Basis der Verzinsung gerechnet?

Ab dem "Gültig ab"-Monat der Lohnart. Zum Vormonat des nächsten Jahres wird dann zum ersten Mal verzinst.

• Welche Lohnarten sind die Basis der Berechnung?

Die Lohnarten, die als "Bewertungslohnarten" eingetragen sind. Die Beträge dieser Lohnarten, wie sie abgerechnet sind.

• Welche Vorzeichen gelten?

Die Vorzeichen, wie abgerechnet. Wenn aber die Vorzeichen gedreht werden sollen, dann beim Eintrag zur Abrechnungsart "Abzugslohnart abziehen" auswählen.

• Welches ist der Prozentsatz?

Der bei der Lohnart eingetragen ist; das ist ein Jahresprozentsatz.

• Wie wird gerechnet?

Das Jahr wird Monat für Monat betrachtet. Ausgangspunkt ist die Basis, die zuvor aufgelaufen ist. Dann wird jeweils die Monatsbasis dazuaddiert, die Verzinsung gerechnet (gesamte Basis mal Prozentsatz durch 100 mal 30 durch 360), dabei erhöht sich in den Monaten, die folgen, die Basis außerdem um diese Verzinsung.

• Wie wird die Berechnung aktiviert?

Im Personalstamm die Lohnart zur Verzinsung eintragen, ohne Betrag. Sie wird nur abgerechnet, wenn sie fällig ist, also bei Austritt oder jährlich.

/Stammdaten/Lohnarten, Allgemein, Steuerung und Bewertung und

/Stammdaten/Personalstamm, Lohn/Gehalt.

Webclient:

Zeitsteuerung

Bitte beachten Sie auch das allgemeine Handbuch zur: Aufgabenwarteschlange.

Zeitsteuerung, Abrechnung ausführen

Die Zeitsteuerung der Baulohn-Abrechnung führt die Abrechnungsschritte aus, die als "Standard" gekennzeichnet sind. Das Setzen von "Standard" in jedem Monat in der Übersicht der Abrechnung ausführen. Bei der Zeitsteuerung wird die Abrechnung des aktuellen Abrechnungsmonats laut Baulohn-Einrichtung ausgeführt.

/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Funktion, Zeitsteuerung.

Webclient:

Zeitsteuerung, vorläufige Abrechnung für BBA

Wenn die Zeitsteuerung für die Abrechnung benutzt wird, aber nicht die komplette Abrechnung ausgeführt werden soll, sondern nur die vorläufige Abrechnung für die BBA, die danach an die Baubetriebsabrechnung übergeben werden kann, dann kann dies definiert werden.

Wenn die Zeitsteuerung definiert wird, kann ausgewählt werden, dass nicht "Standard ausführen" gemeint ist, wie in der Regel, sondern nur die vorläufige Abrechnung.

/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Funktion, Zeitsteuerung: Nur vorläufige Abrg. und dann "Speichern Zeitsteuerungsparameter".

Webclient:

Zeitsteuerung, Übergabe an BBA

Die Übergabe an die BBA kann in die Zeitsteuerung aufgenommen werden. Wie bei der Zeitsteuerung der Baulohn Abrechnung wird der Abrechnungsmonat aus dem aktuellen Abrechnungsmonat laut Baulohn-Einrichtung genommen, wenn nicht ausdrücklich im Parameter ein anderer Monat eingetragen wird.

Wenn die Übergabe über die Zeitsteuerung ausgeführt wird, wird kein Protokoll gedruckt, sondern lediglich eine Seite mit einer Information zu den Aufruf-Parametern der Zeitsteuerung; siehe auch die Auswahl, dass gar nicht gedruckt wird.

/Nach der Abrechnung/Übergabe an die BBA, Bereitstellen für BBA, Feld: Parameter und "Speichern Zeitsteuerungsparameter" und

/Abteilungen/Verwaltung/IT-Verwaltung/Periodische Aktivitäten, Zeitsteuerung starten.

Webclient:

Zeitsteuerung, Übergabe an BBA, Zeitsteuerung, drucken

Wenn die Übergabe der Baulohn-Abrechnungsdaten an die Baubetriebsabrechnung in die Zeitsteuerung gestellt wird, kann ausgewählt werden, dass kein Protokoll gedruckt werden soll.

Beim Aufruf der Übergabe können die Vorgaben für die Zeitsteuerung gespeichert werden; dabei kann die Auswahl "Drucken bei Zeitsteuerung" angekreuzt werden oder nicht.

Hinweise für den Systemverantwortlichen: Der Drucker-Dialog wird zwar für den Standard-Drucker des Berichts geöffnet; es muss aber nichts eingegeben werden und es wird keine Ausgabe erstellt. Um die nicht-drucken-Auswahl zu setzen, muss ein neuer Zeitsteuerungs-Eintrag erstellt werden.

/Nach der Abrechnung/Übergabe an die BBA, Bereitstellen für BBA: "Drucken bei Zeitsteuerung" und Feld: Parameter und "Speichern Zeitsteuerungsparameter" und /Abteilungen/Verwaltung/IT-Verwaltung/Periodische Aktivitäten, Zeitsteuerung starten.

Webclient:

SV-Meldungen im Hintergrund ausführen (ab Version 2022)

Die Rückmeldungen zur Sozialversicherungen können auch im Hintergrund ausgeführt werden. Wahlweise auch zu bestimmten Tagen und Uhrzeiten über die Warteschlange.

Bitte beachten Sie dazu auch das Handbuch zur Aufgabenwarteschlange.

• Wenn nur einmal im Hintergrund ausgeführt werden soll: Senden an Plan.
• Geregelt im Hintergrund ausführen: Wiederholt ausführen und dort dann die Zeiten eintragen.

/Vor der Abrechnung/SV-Meldungen/SV-Rückmeldungen, Ausführen, Ausführen: Senden an, Plan.

Dann wird so ausgeführt wie zum Beispiel beim Druck der Abrechnung als Plan. Die Druckausgabe ist danach im Berichtseingang zu finden.

/Rollencenter Personalbuchhaltung, Einblicke Berichtseingang.

Bis zur Version 2020.30: Zeitsteuerung, Stammdaten aus Bau für Windows (BfW)

Zeitsteuerung, um Stammdaten aus BfW zu holen:

1. /Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, KSt, Sachkonten aus BfW importieren.

2. Hier alle Eingaben treffen, dann Zeitsteuerung Speichern.

3. Weitere Eingaben treffen, z.B. Daten aus: Kostenstellen, dann wieder Zeitsteuerung speichern.

4. Kontrollieren über Zeitsteuerung Definitionen.

5. /Abteilungen/Verwaltung/Einrichtung, Zeitsteuerung einen Eintrag erstellen mit Prozessname: Baulohn Stammdaten aus BfW, einer Eingabe in die Ausführungsoption, z.B. Täglich, einer Eingabe in Nächstes Ausführungsdatum, Nächste Ausführungszeit.

6. /Abteilungen/Verwaltung/IT-Verwaltung/Periodische Aktivitäten, Zeitsteuerung starten.

Es werden alle Definitionen ausgeführt; wenn z.B. ein Eintrag für "Sachkonten" definiert wurde, werden Sachkonten geholt, wenn zusätzlich ein Eintrag für "Kostenstellen", dann werden zusätzlich KSt geholt.

Zeitsteuerung, Stammdaten aus Bau für Windows (BfW) nach Finance (ab Version 2022)

Stammdaten zu Kostenstellen, Sachkonten und Geräten können aus Bau für Windows nach Finance übertragen werden.

Diese Daten werden, wie sie angekommen sind, angezeigt; per "Übertragen" werden sie als Stammdaten übernommen.

Zu Kostenstellen und zu Bauleitern werden auch Adressen angelegt und geändert, wenn ein Ort oder eine Telefonnummer angegeben ist.

Die Einträge in dieser Tabelle werden danach nicht gelöscht, sondern bleiben bestehen.

Wenn diese Verarbeitung wiederholt ausgeführt werden soll, dann in der Warteschlange einen Eintrag erstellen mit Art des auszuführenden Objekts: Codeunit und der ID des auszuführenden Objekts: 5143311 (im Rollencenter, Berichtseingang, Warteschlange anzeigen, Neu).

Webclient: Stammdaten, Kostenstellen, Vorbereiten, Aus Stammdaten zur Kontierung, und dort: Übertragen.

Berechtigungen

Der Windows- bzw. Domänen-Benutzer, unter dem das Übertragungsprogramm auf dem Bau für Windows-Rechner läuft, meldet sich per Win-Authentifizierung am SqlServer von Finance an. Für den Zugriff auf die Austausch-Tabellen in der Finance-Datenbank benötigt dieser Benutzer mindestens Schreibrechte. Die Tabelle ist 5002996 "Stammdaten zur Kontierung".

Dieser Benutzer muss auch volle Zugriffsrechte auf das Installationsverzeichnis des Bau für Windows-Servers haben.

Zertifikat, Download des ITSG-Zertifikat

Sofern es notwendig ist, kann ein Download des jeweils aktuellen ITSG-Zertifikates aus dem Programm erfolgen.

Suchen: Baulohn Zertifikat, Aktuelles Zertifikat <herunterladen>

Das ITSG-Zertifikat ist auch in der Online-Hilfe verfügbar: BLO Zertifikat - Hilfe für NEVARIS Finance - Confluence