Vorschlag: Standard-E-Mail-Empfänger aus der Debitorenkarte für Ausgangsrechnungen übernehmen

Wir wünschen uns, dass beim Versand von Ausgangsrechnungen per E-Mail standardmäßig die E-Mail-Adresse aus der Debitorenkarte als Empfänger verwendet wird.

Die aktuelle Standardlogik ist aus unserer Sicht nicht in allen Szenarien optimal und könnte hinsichtlich der Priorisierung der Empfängeradresse weiter verbessert werden. Derzeit wird als Empfänger entweder:

• die „Verk.an Kontaktperson“ aus der Rechnung verwendet oder,

• falls diese nicht gepflegt ist, die E-Mail-Adresse aus den Adressdaten,

• und erst als letzte Möglichkeit – wenn weder „Verk.an Kontaktperson“ noch „Adressnr. des Debitors“ gepflegt sind – die E-Mail-Adresse aus der Debitorenkarte übernommen.

Diese Vorgehensweise ist aus folgenden Gründen nicht immer ideal:

• Die Nutzung der „Verk.an Kontaktperson“ erfordert in der Praxis häufig eine manuelle Auswahl pro Rechnung und ist daher nicht für den automatischen Versand geeignet.

• In den Adressdaten wird üblicherweise die allgemeine Unternehmensadresse (z. B. info@firma.de) hinterlegt, nicht die spezifische E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang.

Unser Vorschlag wäre daher, die Priorisierung der Empfängerermittlung zu überprüfen und anzupassen, sodass die E-Mail-Adresse aus der Debitorenkarte als erste Wahl berücksichtigt wird – idealerweise optional über eine entsprechende Einstellung.