Such- und Auffindbarkeit von Kreditoren verbessern

In der Adresskarte gibt es neben dem Feld „Name“ noch die Felder „Adresse“, „Adresse 2“ und „Adresse 3“, die gem. Doku z.B. für Unternehmenszusätze genutzt werden können. Da diese Felder auf 30 Zeichen begrenzt sind, ist das Feld „Name“ häufig nicht ausreichend, um dort die Firma des Unternehmens einzutragen, zu der die Adresse gehört (Insbesondere bei einer GmbH & Co. KG, wo die Rechtsform schon 13 Zeichen in Anspruch nimmt). Die Fortsetzung wird dann i.d.R. im Feld „Adresse“ eingegeben. Diese Daten werden beim Anlegen eines Kreditors aus der Adresskarte automatisch übernommen.

Unserer Wahrnehmung nach nimmt die Anzahl der Unternehmen - insbesondere kleinere Hotels und Pensionen - zu, die statt der Firma (die sich häufig nur in einer kleingedruckten Fußzeile auf Rechnungen und anderen Dokumenten befindet) eine Marke oder ein anderes Unterscheidungskennzeichen nutzen und dieses prominent z.B. auf ihren Rechnungen platzieren. Dies erschwert z.B. die Zuordnung von Rechnungen zum korrekten Kreditor, aber auch das Auffinden des Kreditors z.B. beim Anlegen einer Bestellung, da sich unter der Marke bzw. dem Unterscheidungskennzeichen i.d.R. kein Kreditor finden lässt.

Um dieses Problem zu lösen, wollten wir die bei uns bisher i.d.R. ungenutzten Felder „Adresse 2“ und „Adresse 3“ nutzen, um entsprechende Marken oder Unterscheidungskennzeichen einzugeben, unter denen der Kreditor auftritt. Die Felder „Adresse 2“ und „Adresse 3“ lassen sich allerdings in der Kreditorenübersicht (5540027) nicht über „Personalisieren“ hinzufügen, da diese Felder dort nicht verfügbar sind. Somit lässt sich weder in der Kreditorenübersicht, noch in anderen Feldern, in denen nach Kreditoren gesucht werden kann (z.B. in der Einkaufsbestellung 5540050 im Feld „Eink. Von Kred.-Nr.“) nach diesen Begriffen suchen.

Ändern lässt sich dies nach Rücksprache mit dem Support nicht. Umgehen kann man das Problem, indem man entweder in der Adress- oder Kreditorenkarte den Suchbegriff manuell überschreibt. Der Suchbegriff in der Adresskarte ist jedoch auf 30 Zeichen beschränkt und der Suchbegriff in der Kreditorenkarte (dieser kann immerhin 100 Zeichen enthalten) wird durch Änderungen in der Adresskarte überschrieben.

Aus unsere Sicht wäre es daher für eine bedienerfreundlichere Gestaltung und das Vermeiden von mehrfach angelegten Kreditoren sinnvoll, die Felder "Adresse 2" und "Adresse 3" entsprechend "durchsuchbar" zu gestalten.