NU-Rechnungen nach JobRouter-Freigabe automatisch im Teilvertrag verarbeiten und ins REBU übergeben

Wir setzen NEVARIS Finance 26.1.4.17 ein und verarbeiten unsere Eingangsrechnungen in JobRouter. Der Datenaustausch erfolgt über die Integrationsdatenbank und den Middleware Connector.

Bei NU-Abschlagsrechnungen und NU-Schlussrechnungen funktioniert der erste Schritt: Nach der Erfassung in JobRouter können wir den REBU-Kopf übergeben, sodass die Rechnung zunächst in Finance erfasst ist.

Die Lücke liegt im zweiten Schritt nach Abschluss der Rechnungsprüfung und Freigabe in JobRouter. Bei normalen Eingangsrechnungen aktualisieren wir den REBU-Kopf und übergeben die geprüften Zeilen. Bei NU-Rechnungen genügt eine direkte Ausgabe der Zeilen ins REBU jedoch nicht: Die Rechnung muss im zugehörigen NU-Teilvertrag verarbeitet und von dort ins REBU übergeben werden. Diesen Schritt müssen wir in unserem Ablauf weiterhin manuell in Finance durchführen.

Wir wünschen deshalb einen durchgängigen Standardweg über die bestehende JobRouter-/Workflow-Schnittstelle:

1. Die abschließend geprüften Rechnungsdaten aus der Integrationsdatenbank übernehmen und dem richtigen NU-Vertrag bzw. Teilvertrag zuordnen.

2. Die zugehörige NU-Abschlags- oder Schlussrechnung im Teilvertrag anlegen bzw. aktualisieren. Dabei die fachlichen Berechnungen und Prüfungen des NU-Moduls einschließlich Kumulation, Nachlässen, Abzügen und Einbehalten berücksichtigen.

3. Die Rechnung anschließend automatisch aus dem NU-Modul ins REBU übertragen und dem bereits erfassten REBU-Beleg zuordnen, ohne einen zweiten Beleg anzulegen.

4. Den REBU-Beleg mit Freigabe zur Buchung bereitstellen. Die eigentliche Buchung kann anschließend im bestehenden Buchhaltungsablauf erfolgen.

5. Erfolg oder Fehler an die Workflow-Schnittstelle zurückmelden und eine Wiederholung ohne doppelte NU-/REBU-Belege ermöglichen.

Betroffener Ablauf: Dokumentenverwaltung → Einrichtung Workflow → REBU-/NU-Import; Nachunternehmer → NU-Teilvertrag → Rechnungen → Übergabe ins Rechnungseingangsbuch.

Die Dokumentation beschreibt bereits eine NU-Anlage im Status „Info“ sowie die „Nachunternehmer Freigabe“. Benötigt wird die vollständige Übernahme der endgültig geprüften Daten nach der Workflow-Freigabe einschließlich der anschließenden Übergabe ins REBU. Eine reine Freigabekennzeichnung deckt diesen Verarbeitungsschritt für uns nicht ab.

Damit würden die erneute manuelle Bearbeitung in Finance und Übertragungsfehler entfallen. Die Prüfung und Freigabe in JobRouter könnten unmittelbar die vollständige weitere Verarbeitung im NU-Modul auslösen.

Falls dieser Ablauf in Version 26.1.4.17 bereits vollständig über die Standard-Workflow-Schnittstelle unterstützt wird, freuen wir uns über eine Beschreibung der dafür erforderlichen Einrichtung und Statusfolge. Andernfalls bitten wir um eine entsprechende Erweiterung.