Wir erstellen und versenden Ausgangsrechnungen direkt in NEVARIS Finance 26.1.4.17 als XRechnung im UBL-Format. Die erzeugten XML-Dateien liegen im eingerichteten Ablageverzeichnis eRechnung. Für die weitere Aufbewahrung nutzen wir DocuWare.
Betroffener Prozess: Verkauf → Rechnung erfassen → Buchen und E-Mail senden sowie Verkauf → Posten → Gebuchte Rechnungen → Berichten → Senden; Dokumentenverwaltung → Detaileinrichtung Archiv → Ausgangsbelege → Rechnung.
Die dokumentierte Standardarchivierung beschreibt die Ablage des PDF-Rechnungsberichts. Nach Auskunft des NEVARIS KI-Supportassistenten ist eine automatische Übergabe der Original-XML von Ausgangsrechnungen an DocuWare derzeit nicht direkt enthalten. Daher müssten wir einen zusätzlichen Ordnerimport oder eine individuelle Schnittstelle einrichten.
Wir wünschen eine integrierte, dauerhaft konfigurierbare Standardfunktion:
• Original-XML automatisch und ohne ersetzende Umwandlung in PDF an das konfigurierte DocuWare-Archiv übergeben. Eine zusätzliche PDF-Darstellung darf optional möglich sein.
• Sicherstellen, dass die archivierte Versandfassung genau der tatsächlich übermittelten XML entspricht, einschließlich eingebetteter Anhänge.
• Mandant, Rechnungsnummer, Belegdatum, Debitor, Beträge, Kostenstelle und Dokument-ID automatisch übergeben und das Archivdokument mit Rechnung/Buchung verknüpfen.
• Erzeugung, Versand und Archivierung als getrennte Status ausweisen; eine lediglich erzeugte Datei darf nicht als erfolgreich versendet gelten.
• Erneuten Versand derselben Datei ohne unnötige Archivduplikate ermöglichen. Bei neuer XML-Erzeugung vorherige Fassungen erhalten und die jeweils versendete Fassung eindeutig nachvollziehbar machen.
• Archivierungserfolg, Fehler und Wiederholungen in Finance anzeigen; fehlgeschlagene Übergaben ohne erneute Rechnungsbuchung wiederholen können.
Ziel ist ein vollständig automatisierter, nachvollziehbarer Ablauf als Grundlage für die revisionssichere Aufbewahrung der Ausgangs-E-Rechnungen und unsere Verfahrensdokumentation. Ein PDF-Rechnungsbericht allein ersetzt die strukturierte XML nicht. Der zusätzliche kundenspezifische Import- und Abstimmungsaufwand sollte bei vorhandener Finance-DocuWare-Anbindung entfallen.
