Voraussetzungen

Bevor Sie elektronische Adressen einrichten, müssen folgende Schritte abgeschlossen sein:

• Das Belegsendeprofil ist auf den Versandweg Datenaustauschdienst eingestellt, sofern der Versand über das Peppol-Netzwerk erfolgen soll.

Funktionsweise der elektronischen Adresse

Die elektronische Adresse steuert, welcher Wert als Endpoint ID in die erzeugte XML-Rechnung übernommen wird. Welche Adresse verwendet wird, hängt davon ab, welches Belegsendeprofil beim Debitor aktiv ist und ob der Versand über einen Datenaustauschdienst oder per E-Mail erfolgt.

Zur Endpoint ID gehört immer auch eine Scheme ID, die angibt, um welche Art von Nummer es sich handelt (z. B. Umsatzsteuer-ID, Leitweg-ID). Die Scheme ID wird entweder automatisch aus dem Land des Debitors gezogen (EAS-Code) oder manuell in der elektronischen Adresse hinterlegt.

Elektronische Adresse beim Debitor hinterlegen

Variante 1: Umsatzsteuer-ID als Endpoint ID (automatisch)

Wenn beim Debitor keine elektronische Adresse manuell hinterlegt ist und das Belegsendeprofil auf Versand über einen Datenaustauschdienst eingestellt ist, verwendet Nevaris Finance automatisch die Umsatzsteuer-ID des Debitors als Endpoint ID.

Die zugehörige Scheme ID (EAS-Code) wird dabei aus dem Feld Mehrwertsteuerschema in den Länder-Einstellungen gezogen. Dieser Code muss im entsprechenden Länderdatensatz hinterlegt sein.

EAS-Code für Deutschland: 9930

Variante 2: Leitweg-ID oder andere Kennung manuell hinterlegen

Soll eine abweichende Kennung verwendet werden – z. B. eine Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber in Deutschland – legen Sie diese manuell als elektronische Adresse beim Debitor an.

1. Öffnen Sie die Debitoren-Karte des gewünschten Kunden.

2. Navigieren Sie zum Bereich Elektronische Adressen.

3. Legen Sie einen neuen Eintrag an und füllen Sie folgende Felder:

4. Setzen Sie den Eintrag auf Standard, damit dieser Wert als Endpoint ID in die XML-Rechnung übernommen wird.

Hinweis: Sobald ein Eintrag als Standard markiert ist, überschreibt dieser die automatische Verwendung der Umsatzsteuer-ID – unabhängig vom gewählten Versandweg.

Elektronische Adresse in den Firmendaten hinterlegen

Nicht nur der Rechnungsempfänger, sondern auch der Rechnungssteller (also Ihr eigenes Unternehmen) muss in der XML-Rechnung mit einer Endpoint ID ausgewiesen werden. Das Prinzip ist identisch mit der Einrichtung beim Debitor.

1. Öffnen Sie die Firmendaten (Einrichtung → Firmendaten).

2. Navigieren Sie zum Bereich Elektronische Adressen.

3. Hinterlegen Sie die gewünschte Kennung (z. B. Umsatzsteuer-ID, Unternehmensnummer o. ä.) mit der passenden Scheme ID.

4. Markieren Sie den Eintrag als Standard.

Hinweis: Ist kein Eintrag vorhanden, verwendet Nevaris Finance automatisch die Umsatzsteuer-ID Ihres Unternehmens zusammen mit dem EAS-Code aus dem Feld Mehrwertsteuerschema des eigenen Länderdatensatzes.

Hinweis: Das Belegsendeprofil des Debitors steuert, welche Endpoint IDs – sowohl für den Empfänger als auch für den Absender – in die Rechnung eingetragen werden. Ein Wechsel des Belegsendeprofils auf „E-Mail" setzt das Verhalten wieder auf die E-Mail-Adresse zurück.

Ergebnis in der XML-Rechnung

Eine korrekt eingerichtete Peppol-Rechnung enthält die Endpoint IDs von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger jeweils mit der passenden Scheme ID. Ein typisches Beispiel:

• Rechnungssteller: Umsatzsteuer-ID + Scheme ID 9930 (aus Länder-Einstellungen)

• Rechnungsempfänger: Leitweg-ID + Scheme ID 0204 (manuell hinterlegt)