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Vorbereiten

Daten ermitteln

Über die Funktion Daten ermitteln der die Zeilen für AutAr auf Basis der Einrichtung zusammengestellt. Weiteres ist in den einzelnen Belegarten detailliert beschrieben.

Zeile markieren

Mit dieser Funktion können Abrechnungszeilen mit dem Kennzeichen ‚Zeile übernehmen‘ markiert werden. Die Zeilen können anschließend in Ausgangsrechnungen übernommen werden. So kann im Vorfeld geprüft werden, ob der Wert der Zeilen eine Fakturierung rechtfertigt oder die Position vielleicht erst beim nächsten Lauf in eine Rechnung übertragen werden soll.

Die Zeilen können auch in den Zeilen manuell gesetzt werden. Außerdem kann in der Einrichtung definiert werden, dass die Kennzeichen bei bestimmten Belegarten automatisch gesetzt werden.

Zeile markieren (alle)

Alle markierten Zeilen werden mit dem Kennzeichen ‚Zeile übernehmen‘ versehen. Ggf. nicht benötigte Zeilen können im Nachgang manuell ‚entmarkiert‘ werden.

Zeile sperren

Mit dieser Funktion  kann eine Verkaufszeile markiert werden, die für die Verarbeitung gesperrt werden soll. Die Sperrung gilt erst, wenn die Sperrung übertragen wurde.

Zeile sperren (alle)

Mit dieser Funktion wird in allen Zeilen das Kennzeichen ‚AutAr Verarbeitung sperren‘ gesetzt.

Ausführen

Rechnung erzeugen

Über Ausführen, Rechnung erzeugen können die ermittelten und markierten Positionen in die Rechnung übernommen werden, wenn eine Liefermenge vorhanden ist, die noch nicht fakturiert wurde (Menge <> Menge fakturiert).

Zunächst sind in der AutAr-Abrechnung die Positionen ermittelt worden, die fakturiert werden sollen.

Bei den externen Positionen (Feld intern/extern) werden die Debitoren für die externen Ausgangsrechnungen ermittelt.

Für die internen Positionen wird keine Debitor ermittelt, weil die Rechnung an den Bauleiter und ggf. andere Projektbeteiligte gesendet werden.

Sofern je Art nicht anders vorab beschrieben, werden alle ermittelten Positionen ohne weitere Prüfung in die Ausgangsrechnung übernommen.

In der Abrufseite können noch Einstellungen vorgenommen werden:

Buchungsdatum vorbelegen, Buchungsdatum überschreiben

Leistungsdatum vorbelegen, Leistungsdatum überschreiben

In den Optionen kann weiter gruppiert werden:

• Rechnung pro Kostenstelle Verkaufslieferschein

• Rechnung pro Niederlassung Verkaufslieferschein

• Rechnung pro Lief. an Code Verkaufslieferschein

• Rechnung pro Kostenstelle Einkauf

• Rechnung pro Niederlassung Einkauf

• Rechnung pro Kostenstelle Materiallieferschein

• Rechnung pro Niederlassung Materiallieferschein

• Rechnung pro Kostenstelle Geräte

• Rechnung pro Niederlassung Geräte

• Rechnung pro internen, externen Geräteergebnis

• Rechnung pro Leistung-, Vorhaltegeräte

• Rechnung pro Kostenstelle Mandantenverrechnung Geräte

• Rechnung pro Kostenstelle Mandantenverrechnung Artikel

• Rechnung pro Niederlassung Mandantenverrechnung Artikel

• Rechnung pro Empfangskostenstelle Mandantenverrechnung Artikel

• Rechnung pro Kostenstelle Werkstatt

• Rechnung pro Niederlassung Werkstatt

• Rechnung pro Kostenstelle Mandantenverrechnung Werkstatt

• Rechnung pro Empfangskostenstelle Mandantenverrechnung Werkstatt

• Rechnung pro Niederlassung Zielmandant Mandantenverrechnung Geräte

• Rechnung pro Niederlassung Zielmandant Mandantenverrechnung Artikel

• Rechnung pro Niederlassung Zielmandant Mandantenverrechnung Werkstatt

Nach Auswahl erscheint ein Druckfenster, nach Bestätigung von Druck oder Vorschau wird die Ausgangsrechnung erzeugt.

Der Report für den Rechnungsdruck wird unter Verkauf, Stammdaten, Einrichtungen, Berichtsauswahlen, ungebuchte Rechnungen definiert. Sollen für die Rechnungsdarstellung von Geräteleistungen andere Informationen gedruckt werden, also auf der Rechnung für Materialien, dann können hier unterschiedliche Reports eingetragen werden.

Reportfilter

Mit einem Reportfilter kann gesteuert werden, welches Rechnungslayout für den Druck heranzuziehen ist.

Interne Rechnungen

Wurden interne Rechnungen erzeugt, so wird das pdf der internen Rechnung in das definierte Ausgabeverzeichnis geschrieben.

Der Speicherort der PDF wird unter Verkauf, Stammdaten, Einrichtung, Druckeinrichtungen, Druckeinrichtungen EKF /VKF im Bereich E-Mail hinterlegt:

Ausgabeverz. Int. Rechnung pdf

In diesem Feld wird das Verzeichnis für die interne Rechnung hinterlegt.

Int. Rech. E-Mail Anschreiben

Hier kann für die E-Mail ein einleitender Textbaustein zugewiesen werden.

Wenn Datei vorhanden

Folgende Optionen sind möglich:

• Überschreiben, die vorhandene pdf wird überschrieben

• Nummer anhängen, eine zweite pdf wird erzeugt

Definition der Rechnungsempfänger:

Ermittlung aus dem Feld Bauleiter der Kostenstellenkarte. Hierfür ist Voraussetzung, dass der Bauleiter eine Adressnummer mit E-Mailadresse im Bereich Kommunikation hinterlegt hat. Diese E-Mailadresse wird dann bei der AutAr-Abrechnung genutzt.

Die CC-Adresse für die E-Mail weiterer Rechnungsempfänger wird in der Kostenstelle über Vorbereiten, Projektbeteiligte definiert. Der Projektbeteiligte muss als ‘interner Rechnungsempfänger’ gekennzeichnet sein und eine E-Mailadresse haben.

Sperrungen übertragen

Zur Sperrung markierte Zeilen werden mit dieser Funktion für eine erneute Abrechnung gesperrt.

Die Sperrung wird in die betroffenen Belege (Verkaufslieferscheine, Materiallieferscheine, etc.) übertragen. Dadurch werden diese Positionen nicht erneute für die Fakturierung in AutAr angeboten. Diese Sperrung kann auch direkt in den Belegen erfasst werden. Eine Ausnahme bilden die Geräteergebnisse, da diese mit der Geräte-Monatsabrechnung immer wieder neu erstellt werden, geht die Information hier verloren. Das bedeutet, bei der Fakturierung von Geräteergebnissen des Mandanten oder aus der Mandantenverrechnung muss bei der Erstellung überwacht werden, dass nur Perioden in AutAr bearbeitet werden, die noch nicht fakturiert wurden.

Sperrungen erzeugen

Mit dieser Funktion können Daten für die Bearbeitung in AutAr gesperrt werden, z.B. ältere Daten, die bereits außerhalb von AutAr fakturiert wurden. Es sind Eingrenzungen nach Debitor, Kundengruppe oder Kostenstelle möglich. Zusätzlich können die Bereiche Verkaufslieferschein, Einkauf, Materiallieferschein eingegrenzt werden

Auswerten

AutAr Protokoll

Aufruf auch direkt über Lieferung Rechnung, Automatische Rechnungen, AutAr-Protokoll MAWI AutAr-Protokoll.

AutAr Historie

Die Historie kann aus dem Protokoll aktualisiert werden.

In der Historie enthaltene Daten können nicht erneut abgerechnet werden. Erst wenn die Einträge hier gelöscht wurden, dann kann im Anschluss eine neue Rechnung erstellt werden.

Nacharbeiten

AutAr Interne Rechnungen

Aufruf des AutAr Protokolls MAWI AutAr-Protokoll, gefiltert nach ‘internen Rechnungen’.

Nachfolgend eine Beschreibung der Spalten in den AutAr-Zeilen

Zeilen

Art

Bei den meisten Belegarten wird die Art ‚Artikel‘ vorgegeben. Nur beider Belegart ‚Gerät‘ wird das Sachkonto ermittelt, auf dem der Erlös für den Mietanteil gebucht werden soll.

Belegart

Hier werden vom System folgende Belegarten für die Filterung und Folgeverarbeitung vorgehalten:

·       VK-LS, Verkaufslieferschein

·       MAT-LS, Materiallieferschein

·       Einkauf, gebuchte Einkaufsrechnungen

·       Gerät, Geräteergebnis

·       MVR, Mandantenverrechnung Geräte

·       MVRA, Mandantenverrechnung Artikel

·       MVR-WERK, Mandantenverrechnung Werkstattbericht

Belegdatum

Hier steht das Belegdatum des Ursprungsbelegs.

Belegnr.

Die Belegenummer des Ursprungsbelegs bei Verkaufslieferscheinen, Eingangsrechnungen, Werkstattberichten und Materiallieferscheinen.

Bei Geräten wird die Belegnummer aus der Kombination der Nummer des Geräteposten und der Periode gebildet.

Belegnr. 2

Falls im Ursprungsbeleg angeben wird diese Information hier übertragen.

Zeilennummer

Hier wird die Zeilennummer des Ursprungsbelegs angegeben, z.B. die Lieferscheinzeilennummer.

Nr.

Hier wird in Abhängigkeit der Belegart die Nummer ausgegeben (Artikelnummer, Sachkonto, etc.)

Intern/Extern

Wenn AutAr Belege für interne Rechnungen ermittelt hat, dann wird das Kennzeichen Intern/Extern mit ‚intern‘ vorbelegt. Andernfalls wird das Kennzeichen mit ‚extern‘ vorbelegt. Ist das Kennzeichen intern gesetzt, dann wird das Kennzeichen ‚interne Rechnung‘ vorbelegt. Die Debitorennummer ist dann nicht gefüllt. Bei externen Belegen wird das Kennzeichen ‚interne Rechnung‘  deaktiviert, dafür aber der Debitor ermittelt.

Bauleiter Email und CC Adressen Email

Die E-Mail-Adresse des Bauleiters wird über den hinterlegten Bauleiter der Kostenstelle ermittelt.

Die CC-Adressen für interne Abrechnungen werden ermittelt, wenn an der Kostenstelle über Vorbereiten, Projektbeteiligte die Tabelle Projektbeteiligte Kostenstelle gepflegt ist. Hier muss dann die E-Mail eintragen sein und der Projektbeteiligte ist als interner Rechnungsempfänger zu kennzeichnen.

Reportfilter

Der Reportfilter wird hinterlegt, um unterschiedliche Belegarten in verschiedenen Reports auszugeben.

Die Reportfilter müssen dann aber auch in der Berichtsauswahl der Verkaufseinrichtungen (Rollencenter Verkauf, Stammdaten, Einrichtung, Berichtsauswahl) hinterlegt sein.

Gerätepreisbestandteile

Die Gerätepreisbestandteile AuV, Reparatur, Sonstiges und Ladekosten werden aufgeführt. Die Werte werden dann als eigene Zeilen in die Rechnung übernommen, sofern aus der Gerätekontierung ein entsprechendes Konto ermittelt werden kann.

Ermittlung in der Spalte 100%:

Ergebnis aus der Geräteabrechnung ( Geräteergebnis ermittelt sich 100% /  monatlich berechenbare Tage Mietdauer * Prozentsatz der Einsatzart.

Kostenstelleninformationen

Aus dem Ursprungsbeleg kann AutAr den ‚Mandant der Kosten entlasten‘, die ‚Kostenstelle‘, den ‚Mandant der Kostenstelle belasten‘, sowie die ‚Kostenstelle belasten‘ ermitteln. Aus den Kostenstellen können die Debitoren ermittelt werden.

Sollten Kostenstelle belasten und Kostenstelle entlasten aus unterschiedlichen Mandanten sein, so ermittelt AutAr die Daten für die Mandantenverrechnung. Informativ werden noch die Prozentsätze angezeigt, die für die Preisfindung herangezogen wurden. Diese können in die Rechnung übernommen werden.

Zusatzinformationen aus dem Werkstattbericht

Fahrername, polizeiliches Kennzeichen und Seriennummer werden für die Ausgangsrechnung aus dem Werkstattbericht MAT Werkstattberichte übernommen.

Geschäftsbuchungsgruppe, Produktbuchungsgruppe

Die Geschäftsbuchungsgruppe wird aus dem Debitor, die Produktbuchungsgruppe aus dem Artikel bzw. dem Gerät ermittelt. Ist in der AutAr-Einrichtung das Kennzeichen gesetzt, so werden die Erlöskonten nicht aus der Kontierung des Gerätes, sondern aus der Buchungsmatrix FIBU Buchungsmatrix Einrichtung der Finanzbuchhaltung ermittelt, sofern die Matrix mit entsprechenden Konten (Kostenart zum Verkaufskonto sowie Warenverkaufskonto) eingerichtet ist.

Einkaufs-/Verkaufsrabatte

Die Rabatte werden aus den Ursprungsbelegen nach AutAr übernommen.